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Ambiente Multi-Progetto per Microsoft Project Online – FastTrack2017-07-11T16:51:52+00:00

Ambiente Multi-Progetto per Microsoft Project Online – FastTrack

In questa pagina Ti descrivo qual è il mio approccio progettuale per implementare la soluzione Microsoft Project Online per la Tua Azienda/Organizzazione in una settimana di lavoro insieme.

In particolare, Ti parlerò di:

  1. Terminologia della Soluzione
  2. Funzionalità che Ti aiuterò a implementare
  3. Che tipo di utenti potranno accedere
  4. Tipi di licenze software che si possono gestire e che Ti serviranno
  5. WBS del Progetto
  6. Training necessario
  7. Implementazione di Project Online
  8. Assistenza Post-Progetto
  9. Cosa è compreso e cosa è escluso in questo Progetto
  10. Cosa si deve fare nella Tua Sede e quello che si può fare da remoto
  11. Come organizzarsi per lavorare da remoto

Premessa

La proposta che Ti sto presentando si basa su alcuni aspetti che negli ultimi anni si sono sviluppati e che stanno cambiando il modo di lavorare. Mi riferisco in particolare alla possibilità di lavorare/collaborare da remoto, con l’utilizzo degli strumenti (spesso gratuiti) messi a disposizione su Internet e da conmetodologie di lavoro flessibili ed agili.

Credo fermamente, e l’ho provato negli ultimi anni lavorando con successo da remoto con alcuni clienti sia su attività formative che di consulenza, che lavorare a distanza sia fattibile e proficuo. Quello che Ti chiedo è di non essere prevenuto su questo approccio e di avere una mente aperta nel prendere in considerazione strumenti e metodi che avvicinano persone lontane fisicamente e che abbattono drasticamente le distanze e i costi. Oltretutto possono mettere in moto processi mentali più moderni e flessibili nell’utilizzo della tecnologia da parte dei Tuoi colleghi.

Detto questo, concludo sul fronte dei costi della logistica. Hai presente quanto oggi incidano i costi di trasferta e pernottamento di un professionista che deve recarsi più volte presso la Tua sede per lavorare con Te? Se avrai la pazienza di leggere fino in fondo questo documento vedrai come lavorare a distanza sia possibile, se non per tutto il Progetto, almeno su molte sue attività. Ho preparato una tabella che suddivide le attività da fare di presenza o da remoto.

Lavorare in modalità Out-of-the-Box

Questo è un termine anglosassone che indica “così come è, come il prodotto lo troviamo nella scatola”. Vuol dire che nella realizzazione di questo progetto e di tutte le attività di personalizzazione, userò, appunto, solo gli strumenti messi a disposizione dalla piattaforma Project Online. Non scriverò nessun codice personalizzato né utilizzerò librerie o strumenti di terze parti da acquistare e che poi devi manutenere e aggiornare.

Posso garantirti che, con gli strumenti di Microsoft Project Professional, Project Online ed Excel, senza nessuna implementazione particolare, potremo ottenere ottimi risultati.

Questa modalità di lavoro, peraltro, Ti garantisce che quello che realizzerò per Te, sarà compatibile con i frequenti aggiornamenti che Microsoft apporta alla piattaforma Project Online e SharePoint. Eventuali implementazioni particolari andrebbero perse ad ogni aggiornamento di release o riadattate (con esborso di soldi)!!!

Definizioni degli oggetti della Soluzione di Microsoft

Di seguito la spiegazione di alcuni termini di componenti dell’offerta Microsoft.

PWA sta per Project Web App, e in pratica è un sito web che si può utilizzare per usare il prodotto Project Online o Project Server

Interfaccia Project Web App di Project Online 2013

Figura 1 – Interfaccia PWA di Project Online

  • Project Server è il software che viene installato all’interno di SharePoint Server e sarà installato sui server interni all’azienda. Viene chiamata anche Project Server on-premise. Non è quello che Ti sto proponendo, poichè dovresti prepararti prima sull’infrastruttura hardware e avere al Tuo  interno tecnici preparati per gestirlo. Se la Tua politica è di installare Project Server e non usare la sua soluzione in cloud, Ti aiuterò lo stesso. Per me non cambia praticamente nulla.
  • Project and Portfolio Management o PPM è la soluzione cloud completa. Include  SharePoint Server, Project Online, Portfolio Management, funzionalità di Reporting, Microsoft Project Professional e altro ancora. Visto che tu sei l’utente, non preoccuparti di come far funzionare il tutto, Consulenti come me possono aiutarti a implementare un ambiente funzionale ed efficiente.
  • Project Online, gestito esclusivamente sul cloud di Microsoft, invece di costringerti ad avere infrastruttura hardware e personale sistemistico per gestirlo. È quello che Ti serve e lo paghi con un abbonamento mensile in base a quanti utenti lo utilizzeranno.

Ma attenzione, Microsoft non personalizza lo strumento per Te. Si occupa di mantenere attivo ed efficiente il Tuo ambiente, si occupa dei backup, effettua gli aggiornamenti delle release e delle correzioni. Ti permette dunque di non preoccuparti di conoscere i dettagli tecniche e di non gestire un sistema hardware e software per far funzionare la piattaforma.

Enterprise Project Management o EPM era il vecchio nome che Microsoft usava per la linea di prodotti Project Server 2003, 2007 e 2010. Ma questi ambienti, di complessa installazione e manutenzione, Ti sconsigliavano di aggiornarli spesso e il loro ciclo di vita era lunghissimo (ci pensavi due volte prima di farlo, visto l’impegno e il costo).

Facilità d’uso

Project Online ha un’interfaccia basata sul Ruolo Utente. Questo significa che, nel momento in cui Ti colleghi a PWA (l’interfaccia web di Project Online), vedrai e potrai fare solo le cose che l’Amministratore Ti ha concesso. Quindi, un Tuo  collega che deve solo vedere le sue assegnazioni ai progetti e di aggiornarli periodicamente, si troverà di fronte un’interfaccia essenziale per fare il suo lavoro. Se sei un amministratore vedrai l’intera interfaccia con la sua complessità, ma avrai ricevuto da me la corretta formazione per gestire il tutto.

Posso cambiare il look & feel del prodotto così che un utente può utilizzare solo l’interfaccia web (PWA) per pianificare i suoi progetti. Molte delle funzionalità di Microsoft Project Professional sono presenti nell’interfaccia web di Project Online.

Ma non sono solo i Project Manager, ma anche i Resource Manager, Team Leader, Team Member, Amministratori, Portfolio Manager hanno un Ruolo specifico con associato un sottoinsieme di funzionalità che possono usare.

Usare PWA (l’interfaccia web di Project Online) per gestire i Tuoi progetti sarà facile, anche se con qualche limitazione rispetto a Microsoft Project Professional. E poiché userai quello che Ti serve (l’Amministratore “ritaglia” le funzionalità che Ti servono), potrai usare lo strumento in modo veloce ed efficiente.

Una cosa deve esserti chiara: Ti raccomando vivamente la formazione. Per tutte le categorie di utenti.

Rischi di far fallire l’utilizzo della soluzione Project Online se non permetterai ai Tuoi colleghi di formarsi opportunamente per la propria parte (te lo specifico in dettaglio di seguito).

menu di scelta applicazioni del Portale di Office

Figura 2 – menu di scelta applicazioni del Portale di Office

Aggiornamento del Progetto/Schedulazione

L’utilità di Project Online nella Tua Organizzazione si esprime al massimo quando si tratta di consuntivare e aggiornare le attività di progetto che sono state svolte dalle risorse nel periodo.  Queste si rifletteranno sul piano di progetto (schedulazione) con l’aggiornamento eseguito dal Project Manager.

Esistono 4 diverse modalità di consuntivazione (Timesheet) ma non entro in dettaglio adesso, Te le mostrerò nelle attività di Analisi e nel training che faremo insieme.

In fase di implementazione di Project Online per la Tua Azienda, vedremo quale metodo di aggiornamento delle attività è più adatto e consigliabile. Può essere quello più semplice (% completamento) o quello più accurato (consuntivare ora per ora di lavoro effettuato). O un altro metodo.

Project Online dà la possibilità ai Team Member di effettuare il reporting del progresso del loro lavoro direttamente al Project Manager, che può monitorarne l’evoluzione e approvare o meno il lavoro effettivo inserito dal Team Member.

Con Project Online, un Team Member ha la possibilità di aggiungere e aggiornare Issues (Problemi) e Rischi al progetto. Per farlo utilizza il Sito di Progetto (Project Site) che può essere creato insieme al progetto. Si tratta di un sito SharePoint a cui possono accedere inizialmente solo le risorse che lavorano sul progetto.

Questa funzionalità permette di collaborare attivamente e con trasparenza sul Progetto, abbattendo notevolmente il traffico di Email tra gli Stakeholder del progetto. Sempre nel Project Site possono essere archiviati tutta la documentazione funzionale, tecnica e le comunicazioni del progetto.

Funzionalità di Reporting

Project Online utilizza il database SQLServer di Microsoft ed è possibile sfruttarlo per generare tutta la reportistica che Ti serve. Esistono un numero già considerevole di Reports standard, esportazione verso Excel in Tabelle Pivot, utilizzo di strumenti di Business Intelligence di Microsoft o di Terze Parti.

Collaborazione

Condividere una pianificazione di progetto è facilissimo. Ogni Team Member ha accesso alle proprie attività di progetto assegnate dal loro Project Manager e può inserire il proprio progresso nel lavoro e inserire/aggiornare la documentazione di Progetto.

Un Manager (o Responsabile di Funzione) può vedere il progresso dei progetti di cui ha responsabilità e gestiti dai Project Manager. Un Dirigente dell’Organizzazione può analizzare reports aggiornati giorno per giorno.

In Project Online esistono numerosi strumenti di collaborazione.

Si risparmia sulle riunioni interminabili sullo stato di aggiornamento dei progetti, poiché basta semplicemente che le risorse aggiornino le loro attività online affinché queste comunicazioni siano disponibili agli Stakeholder di progetto. Questi ultimi possono accedere alla reportistica messa a loro disposizione.

Utenti esterni

Project Online mette a disposizione uno strumento, o meglio una licenza poco costosa, Project Online Essentials, che permette di accedere a PWA anche a personale esterno all’Azienda che così potrà accedere alle attività a loro assegnate, alle Issues, ai Rischi e alla documentazione di progetto (ove consentito o filtrato). Non è necessario, quindi, che gli utenti esterni siano registrati come utenti del Dominio dell’Organizzazione.

Nella tabella seguente vengono riepilogate le funzionalità di default a disposizione per singolo Ruolo:

Piano Descrizione Destinatari
Project Online Essentials
  • Interfaccia basata sul Web per i membri del team
  • Aggiornamento attività, problemi e rischi
  • Invio di schede attività
  • Condivisione di documenti e collaborazione grazie alla presenza di Skype for Business
Membri del team
Project Online Professional
  • Tutte le funzionalità di Project Online Essentials
  • Interfaccia utente completa tramite client desktop
  • Accesso ovunque e in qualsiasi momento grazie all’interfaccia Web
  • Pianificazione e costi del progetto
  • Gestione delle risorse
  • Pubblicazione dei progetti nel cloud
  • Include la versione più recente dell’applicazione desktop Project, da inviare immediatamente come flusso al PC con Windows.
  • Ogni licenza di sottoscrizione consente fino a cinque installazioni simultanee dell’applicazione desktop Project.
Project manager
Project Online Premium
  • Tutte le funzionalità di Project Online Professional
  • Selezione e ottimizzazione del portfolio
  • Gestione proposte
  • Gestione risorse aziendali
  • Report predefiniti sul portfolio
Responsabili di risorse e portfolio

 

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WBS del Progetto

Il Progetto che Ti propongo è sintetizzato nella WBS che segue:

Figura 3 – WBS del progetto

1.1 Analisi

E’ un deliverable fondamentale per comprendere INSIEME quale sarà l’impostazione che daremo alla soluzione complessiva. Io devo capire che cosa Ti serve, quali problemi hai nella gestione dei progetti e come questi possono essere risolti, quali aspetti di comunicazione, reportistica, collaborazione devono essere implementati al meglio con Project Online.

Questa attività in parte viene fatta durante la formazione di base su Project Professional poiché contestualizzeremo gli aspetti della gestione dei progetti con lo strumento. In parte in una o più sessioni specifiche in cui vedremo i documenti che utilizzi attualmente nella gestione dei progetti, tipologie di progetti, utenti, esigenze di reporting e comunicazione, caratteristiche del futuro Portfolio Management (se vuoi attivare in futuro anche questa parte di PPM).

Al termine di questa attività Ti consegnerò un documento riepilogativo delle caratteristiche (Processi, Metadati, Templates) che costituiranno l’implementazione PPM nella Tua Organizzazione.

Solo dopo la Tua approvazione di questo documento inizieremo a lavorare sulla Piattaforma Cloud di PPM (dovrai dotarti delle licenze utenti iniziali che Ti esporrò di seguito in una tabella). Alcune attività saranno a Tuo  carico, poichè dovrai fornirmi codifiche esistenti o nuove da implementare (Centri di Costo, Reparti, Tipo progetti, WBS, Codici di Cost Account, Priorità Progetti, ROI atteso, NPV, Categorie Progetti, …..).

Da remoto configurerò la Tua soluzione Project Online confrontandomi con Te via Skype (o Hangout, TeamViewer, Webex).

Quando approverai l’implementazione eseguita, in breve tempo catturerò una serie di videate (screenshots) del Tuo  PPM e realizzerò una Guida Utente per Team Member.

Per gli altri Ruoli (PM, Dirigenti, Portfolio Managers) Ti farò accedere ad un corso online di Microsoft (in inglese) ben fatto che spiegherà in dettaglio l’utilizzo dei vari componenti della soluzione PPM. I partecipanti al corso, se lo desiderano, potranno acquisire un attestato di certificazione.

1.2  Project Online

E’ il deliverable più importante del progetto e costituirà il motore di tutta la gestione dei progetti e delle risorse della Tua Organizzazione. Come già detto nel deliverable di Analisi, il grosso di queste attività le realizzerò da remoto sul Tuo  ambiente, agendo come Amministratore della Tua istanza di Project Online.

1.2.1 Viste/Reports

Nella fase di Analisi abbiamo deciso insieme quali Viste e Reports permettere agli utenti di utilizzare ed eventualmente di crearne di nuove sempre utilizzando gli strumenti di Project Online e Microsoft Project Professional.

Nelle viste che creerò per Te possono essere utilizzati Campi Enterprise personalizzati (ricordi CDC, Divisione, ROI, etc.?) e filtri personalizzati. Avrai anche a disposizione i Reports di riepilogo (Dashboard) e la Timeline dei Tuoi progetti messi a disposizione da Project Professional e da PWA.

1.2.2 Project Site

Un Project Site è un sito ospitato in SharePoint (sulla quale architettura Project Online funziona) che viene creato in automatico nel momento in cui pubblichi per la prima volta un progetto (o manualmente) e reso disponibile agli Stakeholder del progetto.

Hai la possibilità di definire dei Project Type a seconda del tipo di progetto che gestirai e a cui può essere associato un modello di sito di progetto (Project Site) specifico per quel tipo di progetto.

Scelta del Modello di Progetto al momento della creazione di un nuovo progetto

Figura 4 – Scelta del Modello di Progetto al momento della creazione di un nuovo progetto

Nella figura che segue puoi vedere un esempio di Project Site con l’interfaccia di Sharepoint (l’immagine si riferisce al sito in inglese, ma possiamo usare la versione italiana di Project Online):

Project Site di un progetto dell'organizzazione

Figura 5 – Project Site di un progetto dell’organizzazione

Posso configurarti i vari oggetti di SharePoint (Apps) per comporre un sito di collaborazione tra gli Stakeholder.

1.2.3 WBS Standard

Uno dei pezzi forti della soluzione Project Online di Microsoft è la possibilità di standardizzare le modalità di gestione dei progetti, quali oggetti (Filtri, Viste, Reports, Tabelle, …) e utilizzare codifiche personalizzate (Campi Enterprise…).

Tutte queste informazioni (ed altre) le definiremo insieme nella fase di Analisi e costruiremo insieme dei modelli di WBS Entreprise. Il grosso del lavoro lo farai Tu per imparare definitivamente come si fa, perché in futuro dovrai farlo Tu senza essere costretto a chiamarmi (perché non Ti ricordi come si fa).

Gestione della libreria degli oggetti di Project

Figura 6 – Gestione della libreria degli oggetti di Project

Queste WBS vengono salvate come Modelli di Project (Templates) e A PARTIRE da queste possono essere creati nuovi progetti nel sistema. Questo obbligherà tutti i Project Manager della Tua Organizzazione a usare strumenti standard, uguali per tutti, evitando fenomeni di personalizzazione selvaggia che porterà inevitabilmente ad una gestione confusa dei progetti.

 

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1.2.4 Enterprise Fields

La soluzione Project Online, permette di personalizzare una serie di informazioni che definiremo insieme, sotto forma di Campi Enterprise personalizzati e Lookup Tables (tabelle di ricerca) che possono essere utilizzate nelle Tabelle. Filtri, Viste e nei Reports dei progetti.

informzioni specifiche di un Progetto dell’Organizzazione

Figura 7 – Informazioni specifiche di un Progetto dell’Organizzazione

L’uso di questi strumenti Ti permetterà di personalizzare PPM consentendoti di risolvere parecchi problemi e aumentare il valore della Tua Soluzione.

1.2.5 Configurazione Utenti

Questo deliverable consiste nella Profilazione degli Utenti di Project Online assegnando i Ruoli ai Gruppi di Utenti e di definire chi, dove e come può accedere alle varie funzionalità della Soluzione e quali informazioni può vedere o modificare.

1.3 Training

Ritorno su questo punto, molto importante.

La formazione che Ti propongo sarà a vari livelli e basata sul “ruolo” della persona che lavorerà su Project Online.

  • Un Dirigente necessiterà di accedere solo alla Reportistica e ad alcune Viste di Project Online
  • Un Team Member necessita di accedere alle attività a lui assegnate, e aggiornare TimeSheet, documentazione di progetto, Issues e Rischi
  • Le persone che creeranno e aggiorneranno i progetti (Project Manager) necessitano della formazione più completa. Ma in poco tempo cominceranno a prendere familiarità e a usare gli strumenti di Project Online
  • Le persone che utilizzeranno la parte di Portfolio Management avranno una formazione specifica (questa attività è out-of-scope di questo progetto)
  • Le persone che saranno responsabili dell’Amministrazione di Project Online riceveranno la formazione più completa

 

modulo formativo durata contenuti 1.3.1

project manager

1.3.2 PMO 1.3.3 team member
ms project base. pianificazione e gestione progetti con project center (pwa) 2 giorni funzionalità di base del prodotto desktop, lavorare con PWA si si no
Gestione Project Online 1 giorno utilizzo di Project Online nella versione cloud, amministrazione no si no
lavorare con Project Online e Sharepoint 1 gg

(la prima mezza giornata PM e PMO insieme) la seconda dedicata ai Team Member

utilizzo interfaccia PWA per Team Member, utilizzare Sharepoint solo Sharepoint (1/2 gg)

organizzazione documenti di progetto, collaborazione, integrazione Outlook/Excel

solo Sharepoint (1/2 gg)

organizzazione documenti di progetto, collaborazione, integrazione Outlook/Excel

Si

(1/2 gg)

Utilizzo PWA, TimeSheet, Sharepoint,

 

Bonus Video Corso Online Disponibile online su Sharepoint di Office365 anche a utenti non di progetto

 

1.4 Tutoring

Al termine del Progetto non Ti lascerò solo. Se lo vorrai.

Posso proporti un pacchetto di giornate, diciamo 3, da fare Online con le Tue risorse.

Lavoreremo insieme online in sessioni di 2 ore ciascuna per darti supporto formativo e consulenziale su Project Online e l’utilizzo pratico di Project Professional.

Rifletti bene prima di dire no a questo tipo di supporto. Sei sicuro che i tuoi colleghi Project Manager trovino subito il tempo e la concentrazione di lavorare sulla piattaforma in modo indipendente o saranno inevitabilmente presi dal quotidiano e dimenticheranno quanto appreso nel training?

Per me questa attività è la chiave vincente di una implementazione complessa come Project Online. Se pensi di risparmiare non facendo questa attività fai pure. Il tempo tii dirà se hai fatto bene o meno.

Quello che c’è e quello che non c’è in questo Progetto

Nella WBS precedente e nelle descrizioni informali che ho fatto, si può ricavare con facilità quali sono le attività di Analisi Funzionale, Implementazione e Training della mia proposta.

Altrettanto chiaramente voglio esplicitarti:

  1. COSA NON E’ PREVISTO

Dovrai farti carico o delegare ad un Tuo collega la gestione amministrativa dell’istanza di Project Online.

Questo vuol dire aggiungere/rimuovere utenti, installare software localmente sui PC (suite Office o Project o altro), configurazione del sito SharePoint, risolvere problematiche di comunicazione con il cloud Microsoft. In sintesi, non mi occupo dell’aspetto sistemistico.

Il mio intervento sulla Tua istanza di Project Online Premium inizia quando è perfettamente accessibile e avrai creato due utenze Project Online Premium, una per me ed una per Te amministratore dell’istanza. Al termine del progetto la licenza che mi hai assegnato la recuperi assegnandola ad un altro utente.

  1. COSA É PREVISTO MA IN FORMA LIMITATA

In precedenza ho scritto che Ti aiuterò a creare Viste, Tabelle, Filtri, WBS Standard e Reports. Lo confermo pienamente ma devo mettere un limite al numero e tipologie di oggetti personalizzati che posso creare nell’ambito e nell’importo del Progetto.

Sarò lieto di prendere in considerazione un numero di personalizzazioni di oggetti per tutte le tue necessità, ma questo è da definire e quotare extra-Progetto.

Quindi, per essere pratici e trasparenti, in questo Progetto mi limiterò ad implementarti un paio di Viste, un paio di filtri, un paio di WBS e tutti i Campi Enterprise che Ti servono.

Inoltre, un paio di Project Sites con gli elementi (Apps) adeguati per una corretta e proficua esperienza di collaborazione e comunicazione sui progetti da parte dei Tuoi Stakeholder.

Tipi di Licenze per lavorare con PPM (prese dal sito di Office Project Online http://bit.ly/costippm nel febbraio 2017)

costi licenze per utente

Figura 8 – costi licenze per utente

Importi non comprensivi di IVA.

NOTA: non ricevo nessuna provvigione da Microsoft sulle eventuali vendite di licenze software acquistate nel progetto che ti propongo

  • Project Online Essentials, è la licenza adatta ad un Team Member, dovrai comprarne tante quanti utenti devono accedere a PWA per vedere quali attività sono state loro assegnate, consuntivare, dare feedback al Project Manager e ad accedere alla documentazione di progetto, Problemi e Rischi. Anche i consulenti esterni possono usare questa licenza per accedere al sistema.
  • Project Online Professional, Consente di installare fino a 5 copie di Microsoft Project 2013/2016 su un singolo PC.
  • Project Online Premium, Per ogni utente è possibile installare fino a 5 copie di Microsoft Project Professional su altrettanti PC. Attraverso questa licenza è possibile creare un account Office365 con 1 terabyte di spazio di archiviazione complessivo e con le App di Office (Word, Excel, Powerpoint) nelle versioni online e, ovviamente, Project Online. Quote di disco supplementari possono essere acquistate successivamente.

ATTIVITA’ che possono essere eseguite da remoto.

Come già detto in Premessa, a causa della distanza fisica tra il luogo di residenza/lavoro del consulente (io) e del cliente (Tu), per evitare costi di trasferta e stress da viaggio, Ti propongo di lavorare in modalità mista secondo la seguente tabella.

Se ritieni che le attività devono essere fatte sempre presso la Tua sede nessun problema. Devi solo considerare i costi che Ti espliciterò nel documento Offerta Economica.

 

Attività Obbligo presenza fisica Gestibile da Remoto
1.1 Analisi – consulenza NO, preferibile in presenza SI, con attività dalla durata variabile e con schedulazione ravvicinata ma flessibile
1.2 – Project Online – consulenza NO SI, con attività dalla durata variabile e con schedulazione ravvicinata ma flessibile
1.3 Training
    1.3.1 – MS Project Base SI NO, formazione frontale
    1.3.2 – Gestire Project Online NO SI, in lezioni di 2 o 4 ore ciascuna
    1.3.3 – Lavorare con Project         Online e Sharepoint NO SI, in lezioni di 2 o 4 ore ciascuna
    Video Corso Online Sharepoint 2013/2016 NO Online, disponibile su SharePoint di Office365

 

In pratica la mia presenza fisica presso la Tua Sede è di soli 2-3 giorni in una-due trasferte.

Infrastruttura di formazione/consulenza a distanza suggerita

Al fine di poter effettuare le attività di Progetto da Remoto, Ti propongo di attrezzare una saletta (avrai sicuramente una sala riunioni con sistema di teleconferenza), come illustrato, senza fare nessun acquisto.

Se non hai un sistema audio/video adeguato, Te ne fornirò io uno.

L’unico vincolo è che i partecipanti siano dotati di PC.

Solo PC dedicato, allievi non collegati a Internet

Figura 9 – Solo PC dedicato, allievi non collegati a Internet

 

In questa configurazione (One-Way), io condivido il mio Desktop proiettato sul Video (preferibilmente di almeno 32 pollici). Gli allievi non possono condividere il proprio desktop.

PC dedicato e PC allievi connessi a Internet

Figura 10 – PC dedicato e PC allievi connessi a Internet

In questa configurazione (Two-Way) Io condivido il mio Desktop proiettato sul Video (preferibilmente di almeno 32 pollici). Gli allievi, connessi con il proprio PC ad internet, possono ricevere e accettare la connessione del Teamviewer del Consulente, il quale, condividendo il proprio Desktop sul Video,  può mostrare a tutti quello che sta facendo sul PC controllato. In questa configurazione il Firewall aziendale deve permettere la chiamata in ingresso.

Questa modalità NON prevede l’installazione di TeamViewer 11 sui PC degli utenti. Fornirò una utility di TeamViewer personalizzata per Te che non deve essere installata. Nel momento in cui iniziamo la formazione/consulenza, gli utenti avviano l’eseguibile e solo allora accettano la mia connessione. Chiudendo l’utility non avrò più modo di controllare il PC dell’utente.

Devi verificare internamente con l’ICT, se questo  approccio è percorribile (configurazione del firewall aziendale).

In ambedue le configurazioni proposte, potrai registrare video/audio della sessione formativa/consulenziale per poterla rivedere successivamente quante volte vuoi e con chi vuoi.

 

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