Microsoft Project è considerato, a torto o a ragione, come uno strumento software complesso e sofisticato. E’ vero. Su questo non ci sono dubbi.

Ma se ricordiamo il detto “E’ facile usarlo se lo conosci”, possiamo avere meno paura e timore reverenziale nel nell’utilizzarlo per la gestione dei propri progetti.

Oggi vi presento una delle funzionalità più potenti ma nello stesso tempo più sconosciute alla quasi totalità degli utilizzatori di Project. Mi riferisco alla possibilità di rendere inattive e successivamente attive, se è il caso, un blocco di attività.

Questa funzionalità è disponibile solo alle versioni di Microsoft Project Professional (sia Online che Standalone delle versioni 2010,2013,2016 e 2019). E’ presente anche nella nuova versione di Project for Web (Project Plan 2). Non è disponibile nelle versioni Standard.

Vediamo a cosa serve e a come funziona.

A cosa serve la funzione di Attività Inattiva in Microsoft Project

Nella pianificazione dei progetti, si verificano situazioni in cui al Project Manager viene richiesto di fornire due o più alternative ad una schedulazione dovuto normalmente ad esigenze di budget o di mancanza di risorse disponibili.

Supponiamo che ad un certo punto del progetto potremmo essere costretti ad eseguire un gruppo di attività in alternativa ad altre, ma dobbiamo creare due budget del progetto, una per il primo blocco e un’altra per il secondo blocco. Quindi dover costruire due piani di progetto salvati in due files diversi.

La funzionalità Attività Attiva/Inattiva ci viene in aiuto in questo frangente permettendoci di gestire un unico piano di progetto (un solo file per essere chiari).

Come funzionano le attività Inattive in Microsoft Project

Nel video seguente, disponibile nel mio Canale Youtube, trovate un esempio semplice e chiaro sul significato e su come si opera.

Guardate prima il video, poi riprendo il discorso con una considerazione sulla Previsione (Baseline) di progetto quando si utilizza questa funzionalità.

Gestione del budget con più alternative all’interno di un singolo progetto.

Microsoft Project permette di tenere traccia di tempi, assegnazioni e costi nel caso in cui disattiviamo un blocco di attività piuttosto che un altro a condizione che il Project Manager:

  1. collega correttamente i due blocchi cone le attività predecessori e successori (vedi video)
  2. assegna correttamente le risorse ai due blocchi e ne valorizza tempi e costi

Quando uno dei due blocchi è disattivato, le attività del blocco attivo contribuiscono ai costi del progetto poiché Project considera valide solo quest’ultimo blocco.

Nota: nel caso in cui nel piano iniziale fossero state inserite nella previsione di progetto delle attività che successivamente non eseguiremo (caso diverso dalle attività Inattive), non possiamo renderle inattive. Non funziona così.

In questo caso la procedura è diversa e magari ne parlerò in un altro articolo.