Esistono delle situazioni in cui ci viene richiesto dal cliente, o da uno stakeholder interno della nostra organizzazione, di fornire periodicamente il “Gantt” del nostro progetto in un file in formato nativo di Microsoft Project (.MPP).

Le ragioni per cui viene fatta questa richiesta sono molteplici e spesso l’obbligo di inviarlo periodicamente è incluso nel contratto del progetto, per cui siamo costretti a farlo.

Il problema è che nella schedulazione sono memorizzate informazioni “sensibili” per il gruppo di progetto (e nel caso di progetti per conto di un cliente hanno carattere di segretezza strategica) e non si vuole dare informazioni del tipo:

  1. Costi orari del personale
  2. Costi di acquisto di servizi (subappalti)
  3. Costi di forniture di materiali
  4. Nomi e cognomi del personale utilizzato
  5. Percentuali di completamento delle attività

Perchè dobbiamo far sapere al cliente chi utilizziamo e quanto ci costa? Perchè deve fare le pulci alle nostre attività e di valutare quanto ci guadagniamo/perdiamo? E altre motivazioni varie.

Vediamo dove intervenire sulla nostra schedulazione per non dare queste informazioni sensibili senza alterare la pianificazione e lo stato della pianificazione delle attività. Seguiamo questi semplici passi.

Step 1 – salviamo il nostro progetto in una copia.

Attenzione all’eventuale utilizzo di un Pool di Risorse. Per evitare problemi dobbiamo aprire per prima cosa il file di progetto e NON il Pool Risorse, che sarà quindi aperto in sola lettura.

Dal menu File di Project scegliere Salva con nome usando il nome del file che invieremo al nostro stakeholder.

Appena confermiamo il salvataggio ci viene visualizzata la seguente finestra:

E’ FONDAMENTALE cliccare su Annulla in modo da non salvare le modifiche che stiamo andando a fare anche nel Pool Risorse. Se clicchiamo su Ok le modifiche appena fatte (solo il riferimento al nuovo nome di file, è vero, ma chi ben comincia …) abbiamo creato un primo danno all’ambiente multi-progetto con cui stiamo lavorando.

Adesso effettuiamo le modifiche al nostro file.

Step 2 – Azzeramento dei costi orari e dei materiali

Attiviamo la visualizzazione Elenco risorse. Clicchiamo sulla prima cella della colonna Tariffa std. e trasciniamo il mouse giù per selezionare tutte le celle. Premiamo il tasto CANC per cancellare il contenuto della colonna. Se selezioniamo l’intera colonna e premiamo CANC, il risultato sarà di nascondere la colonna dalla vista ma il contenuto rimane intatto.

Azzeriamo allo stesso modo anche il contenuto delle colonne StraordinarioCosto per uso se sono valorizzate.

Step 3 – Eliminiamo le assegnazioni delle risorse.

Attiviamo la visualizzazione Diagramma di Gantt e selezioniamo tutte le celle della colonna Nomi risorse. Premiamo il tasto CANC e avremo eliminato tutte le informazioni delle assegnazioni.

Da notare che le informazioni sui costi delle risorse di tipo Costi, che vengono impostati assegnando e valorizzando la risorsa di tipo Costi alle attività, scompaiono nel momento in cui abbiamo cancellato la sua assegnazione.

Step 4 – Eliminiamo lo stato di avanzamento delle attività.

L’operazione è molto semplice. Visualizziamo l’Attività di riepilogo progetto quella con ID = 0, e facciamo un bel doppio-click su di essa per aprire la finestra Informazioni attività.

Dal pannello Generale individuiamo il campo % completamento, inseriamo 0 e confermiamo sul pulsante Ok. Voilà, scompaiono tutte le informazioni di tracking di progetto senza nessuna ripercussione sulle barre del Gantt.

Step 5 – Cambiamo i nomi delle risorse.

E qui casca l’asino, diceva qualcuno. E’ l’operazione più noiosa e che ci fa perdere più tempo. Dovremmo sostituire al nome Paolo Rossi della situazione con “Risorsa 27”, Se ne abbiamo una decina di risorse di tipo Lavoro, non è un grande sacrificio. Ma se ne abbiamo un centinaio o anche di più, allora il problema è più serio e faticoso.

Ci possono venire incontro due tecniche:

  1. Scrivere una macro VBA (e quindi passiamo alla programmazione, o “coding” come si usa da qualche anno in qua)
  2. Piccolo trucco che uso io per fare questa operazione e che consiglio ai miei clienti

Supponiamo di non volere scrivere codice VBA (Visual Basic for Applications) ma di usare il caro e glorioso Excel.

Apriamo Excel e in una cella qualsiasi scriviamo “Risorsa 1”.

Nella cella sottostante scriviamo “Risorsa 2”

Selezioniamo le due celle. Posizioniamo il mouse in basso a destra della seconda cella, in modo da visualizzare la “croce” e trasciniamo verso il basso per il numero delle risorse Lavoro che vogliamo sostituire.

Abbiamo ottenuto una colonna di nomi di risorse.

Torniamo al nostro file di Project nella visualizzazione Elenco risorse.

Filtriamo per tipo risorsa Lavoro (usiamo il filtro automatico posto nell’intestazione della colonna Tipo. Deselezioniamo Materiale e Costi se esistono e confermiamo. Avremo a video solo le risorse di tipo lavoro.

Contiamo quante sono, passiamo su Excel e selezioniamo e copiamo lo stesso numero di celle e le incolliamo nella colonna Nome risorsa cliccando prima sulla prima cella.

Il risultato sarà come in figura:

Operazione da ripetere ogni mese, ma si fa in pochi secondi.

Potremmo salvare il file di Excel appena creato e riaprirlo al momento. Ma penso che sia un’operazione più veloce il procedimento che ho appena descritto che ricordarsi dove si trova il file di Excel e riadattare il numero di risorse se c’è stata qualche entrata(uscita di personale nel team di progetto.

Se non volete fare queste operazioni “a mano” ogni mese, c’è una soluzione.

Basta acquistare e pagare $ 39 all’anno a singolo PC per farlo con Seavus ProjectCleaner (guardate il video del prodotto che non prevede la gestione del Pool di Risorse che ho descritto, e fa le stesse cose che vi ho mostrato).

Avete suggerimenti su operazioni di questo tipo?

Il vostro cliente è più esigente e non accetta il risultato di questi suggerimenti?