Come evidenziare un’attività propedeutica nel diagramma di Gantt di Microsoft Project

Esistono delle situazioni in cui abbiamo bisogno di sapere quando un’attività schedulata nel diagramma di Gantt deve essere preceduta da un’azione specifica alcuni giorni o settimane prima del suo inizio.

Mi riferisco, ad esempio, ad un ordine di acquisto di materiali e servizi necessari all’esecuzione di un lavoro.

In questo articolo, riporto quanto proposto dall’amico Giovanni Canciullo, Ingegnere e Consulente Edile di Bologna, il quale mi ha inviato il materiale che vi riporto integralmente.

Ringrazio Giovanni per l’iniziativa e invito anche voi che state leggendo questo articolo a emularlo mandandomi del materiale per pubblicarlo.

Giovanni mi scrive:

mi permetto di segnalare un suggerimento che spero possa essere utile nell’uso di MS Project.

L’ambito in cui intervengo professionalmente è il settore edile che inevitabilmente abbraccia l’esecuzione di lavori edili e impiantistici indistintamente dalla destinazione d’uso.

Mi trovo molto spesso a dover gestire la puntualità di attività che sono in subordine ad eventi ben definiti ( a volte più di uno per ogni attività ) e risulterebbe non solo scomodo ma anche poco utile aumentare il numero di item inserendo nuove attività a valle dell’azione principale.

Faccio un esempio pratico per meglio inquadrare il tema: l’esecuzione della attività “carpenterie metalliche” è subordinato al completamento di altre attività preliminari “ sottomissione progetto costruttivo” e “conferma d’ordine”.

Di fatto l’attività “carpenterie metalliche” non potrà avere inizio se con debito anticipo se non saranno evase le altre due attività a cui è subordinata; si potrebbero inserire due nuove attività a valle, ma così facendo aumenterebbero enormemente il numero di item del project.Poi è necessario tenere conto che i tempi di anticipo con cui le attività preliminari devono essere evase possono essere differenti; forniture distinte possono avere tempi di fornitura differenti e l’anticipo entro cui deve essere eseguita la “conferma d’ordine “ sarà variabile da attività ad attività.

Per es. le “ carpenterie metalliche” avranno 30 gg di fornitura, ma i  “serramenti esterni” potrebbero averne 60, e così via per le varie forniture.La stessa “sottomissione” potrebbe avere differenti giorni di anticipo in relazione alle disposizioni contrattuali e pertanto diventa particolarmente utile poter gestire questi giorni di “anticipo” in modo flessibile per ognuna delle attività all’interno di ognuno dei progetti.

Grazie all’aiuto del collega Simone Aufieri che con me condivide la pianificazione di alcuni lavori, abbiamo elaborato tale soluzione:

Ipotizziamo di dover gestire due categorie di attività preliminari ( quelle per l’appunto sopra menzionate ), a tale scopo inseriamo due colonne   riportando a fianco di ogni attività il numero di giorni di anticipo

Successivamente, secondo la sintassi di MS Project, programmiamo due colonne in cui vengono calcolate le date risultanti dalla detrazione dei giorni dalla data di inizio della attività di riferimento

successivamente utilizzando il menù “formato barre” inseriamo due nuovi simboli che fanno riferimento alla attività e decidendo di inserire i simboli nella stessa riga della stessa attività ( project consente di utilizzare più righe, ma per migliore lettura si suggerisce di scegliere sempre la riga 1 )

si ottiene il risultato che segue

Di fatto così operando si potranno gestire molte più informazioni senza aumentare il numero di attività da osservare;

la soluzione può trovare sicuramente applicazione anche in altri ambiti e per gestire un numero maggiore di “scadenze “ propedeutiche, il  limite sta solo nel Project Manager e nella sua capacità di tradurre le esigenze del management nelle varie opportunità che Microsoft Project offre.
Cordialmente

Giovanni Canciullo

Profilo LinkedIN di Giovanni: https://www.linkedin.com/in/giovanni-canciullo-8492aa45/

Per oggi è tutto.

Seguirà un mio articolo sull’utilizzo di un’altra tecnica per ottenere lo stesso risultato ma quando è necessario eseguire del lavoro o prevedere costi prima dell’esecuzione di un’attività. Sto facendo riferimento al tipo di dipendenza tra due attività denominato “Inizio-Fine” che risulta spesso poco comprensibile alla maggior parte delle persone.