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Sostituzione di risorse in un progetto di Microsoft Project 2019

Nota: quanto descritto in questo articolo vale anche per le versioni Microsoft Project 2013 e 2016.

Sostituire una risorsa già assegnata ad una o più attività di un progetto succede di frequente. Utilizzando prodotti come Microsoft Project, se questo si verifica durante l’esecuzione del progetto e ancora peggio durante l’esecuzione di un’attività e prima del suo completamento.

Ma nessuna paura, con i giusti accorgimenti sostituire una risorsa in Microsoft Project non é così drammatico.

Vediamo un esempio pratico.

Supponiamo di avere due risorse assegnate al progetto ed una in particolare, Gianni, assegnato a due task come nella figura seguente:

Sostituire risorse in un progetto di Microsoft Project

guardiamo il dettaglio delle due assegnazioni con la vista Gestione Attività:

Sostituire risorse in un progetto di Microsoft Project

Gianni, assegnato a tutte e due le attività di 10 giorni ha 80h di lavoro assegnate per Task 1 e altrettanti per Task 2.

Proviamo ad inserire le seguenti colonne:

Lavoro Effettivo

Lavoro Previsto

Il Lavoro Effettivo o Actual viene aggiornato dal Project Manager utilizzando diversi metodi di aggiornamento del progetto (tracking).

Il Lavoro Previsto rappresenta il budget di ore di lavoro assegnate a Gianni all’inizio e salvato nella baseline di progetto (Previsione).

Vediamo la situazione prima

Sostituire risorse in un progetto di Microsoft Project

e dopo aver salvato la previsione

Sostituire risorse in un progetto di Microsoft Project

avremo

Sostituire risorse in un progetto di Microsoft Project

 

Il Lavoro effettivo ovviamente é zero poiché non abbiamo ancora aggiornato il lavoro di Gianni, mentre Lavoro e Lavoro Previsto hanno lo stesso valore.

Cominciamo a lavorare la prima settimana con Gianni e al primo venerdì sera consuntiveremo 8h al giorno dal martedì al venerdì:

Sostituire risorse in un progetto di Microsoft Project

Vediamo cosa é cambiato.

Il Lavoro è lo stesso perché la durata dell’attività non é cambiato ed il lavoro é stato eseguito come pianificato.

Il Lavoro Effettivo é di 32h (4 giorni x 8 ore).

Al venerdì sera veniamo a sapere che Gianni non sarà più disponibile per il nostro progetto e che dobbiamo sostituirlo con Francesca.

La nostra preoccupazione é quella di non sapere cosa succederà delle ore lavorate da Gianni e quelle da assegnare a Francesca.

Microsoft Project permette la sostituzione delle risorse preservando il lavoro effettivo e quello programmato (Lavoro). C’é da vedere poi come confrontare i nuovi valori generati dall’assegnazione di Francesca con quelli salvati in baseline (previsione).

Procediamo con la sostituzione di Gianni con Francesca sui due task del progetto.

Sostituire risorse in un progetto di Microsoft Project

Confermando con Ok abbiamo una nuova situazione:

Sostituire risorse in un progetto di Microsoft Project

Sul Task 1 Il lavoro effettivo di Gianni é rimasto 32h, quello di Francesca é correttamente oh perchè non presente nella prima settimana.

La cosa interessante la vediamo nella parte destra della vista e precisamente:

Gianni nella seconda settimana non ha più ore di Lavoro assegnate (va via) e Francesca ha ereditato quelle assegnate a Gianni. Francesca nella prima settimane non ha nè ore di Lavoro assegnate nè ovviamente ore di Lavoro effettivo.

La cosa rilevante é che Francesca  ha 48h assegnate (colonna Lavoro) (80h – 32h di Gianni)e Gianni ha 32h di Lavoro Effettivo.

Una cosa che dobbiamo notare è che dovremmo mettere a posto, e sono le 0h di Lavoro Previsto di Francesca perché non era presente nel momento in cui abbiamo salvato la previsione (baseline).

Adesso facciamo rientrare nella baseline le attività (nuove) di Francesca “togliendo” quelle di Gianni salvate nella baseline, che per riassumere é l’istantanea del progetto un attimo prima dell’inizio della sua esecuzione.

Selezioniamo la/le attività in cui abbiamo sostituito Gianni con Francesca.

Dal menu Progetto clicchiamo su Imposta previsione e ancora su Imposta previsione, quando viene visualizzata la finestra delle previsioni, dobbiamo avere l’accortezza di scegliere Attività selezionate e attivare il segno di spunta In tutte le attività di riepilogo:

Sostituire risorse in un progetto di Microsoft Project

La situazione finale sarà la seguente:

Sostituire risorse in un progetto di Microsoft Project

Come si vede dalla figura precedente le assegnazioni di Gianni sono state spostate su Francesca.

In questo esempio, quindi, il budget di ore di lavoro del progetto é rimasto invariato.

By |2018-10-16T21:15:18+00:0016/10/2018|Microsoft Project, Strumenti Software|0 Comments

About the Author:

Mi sono sempre occupato di Software e di Project Management. Svolgo un’intensa attività di formazione e di consulenza e sono specializzato sulla piattaforma Microsoft Project e sugli strumenti di collaborazione nei lavoro di progetto. Posso esserti di aiuto nell'implementazione di un sistema Multi-Progetto e più Project Managers con MS Project che funziona, nel vero senso della parola. Sono certificato PMP del Project Management Institute, Prince2, ISIPM-Av e MCTS Gestire Progetti con Microsoft Project,

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