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Come creare il report Chi fa che Cosa e Quando con Microsoft Project 2013, 2016 e 2019

Fino alle versione di Microsoft Project 2010 (ma non più nelle versioni 2013, 2016 e 2019), erano disponibili diversi report “tabellari” come ad esempio:

  • Chi fa cosa
  • Chi fa cosa quando
  • e altri ancora nelle categorie Assegnazioni, Costi e altro.

Soprattutto il “Chi fa cosa quando”  era estremamente utile nel risolvere alcune problematiche come:

  1. Distribuire alle risorse le loro assegnazioni
  2. Analizzare il carico di lavoro delle risorse con dettagli giornalieri, settimanali o mensili
  3. Filtrare le assegnazioni per “Gruppo risorse”

e altro ancora.

Purtroppo questi reports non ci sono più nelle nuove versioni di Project sostituite dal Report Designer, molto potente, per carità, ma i report non più presenti mancano molto agli utenti delle versioni precedenti (come me).

In questo articolo vedremo come costruire un report di tipo Relazioni Grafiche, sotto forma di Tabella Pivot di Excel che ci dà molta più flessibilità dei report scomparsi.

Iniziamo con l’aprire, ovviamente, il progetto ed essere nella visualizzazione Diagramma di Gantt.

Nella prossima figura vediamo i passi da compiere.

Relazioni Grafiche di Microsoft Project

Il punto (4) merita un approfondimento.

Rappresenta il dettaglio (granularità) delle informazioni di assegnazione che verranno esportate.

Se vogliamo il dettaglio giornaliero delle assegnazioni di lavoro delle risorse nel progetto, dobbiamo considerare le dimensioni del progetto corrente. Se é “grosso” con centinaia o miglia di tasks, i tempi di esportazione potrebbe essere lunghi.

In ogni caso Project ci avvisa se le dimensioni dei dati da esportare sono superiori alle capacità fisiche dello strumento e quindi dobbiamo ripiegare sul dettaglio settimanale.

Creazione del Modello di Report Grafico

Clicchiamo sul pulsante (3) Nuovo modello per richiamare la videata seguente:

Report chi fa cosa quando di Microsoft Project

 

Lasciamo confermato (1) Excel, il formato che vogliamo.

Occorre selezionare in (2) Uso assegnazioni, in modo da esportare le dimensioni Risorsa, Attività e Assegnazione cioè le informazioni corrispondenti.

Cliccare su Ok per confermare.

Dopo un’attesa che, in base alla quantità di dati da esportare e dalla velocità del computer, può anche non essere breve, verrà avviato Microsoft Excel con la tabella pivot già abbozzata come nella figura seguente.

Report chi fa cosa quando con Microsoft Project

Per i dettagli sul funzionamento delle Tabelle Pivot in Microsoft Excel rimando a questo articolo.

Vediamo una breve descrizione, il minimo per poter creare e usare il modello.

In (1) abbiamo l’elenco delle “dimensioni” disponibili (dimensione é un termine fondamentale nell’analisi multidimensionale dei dati, più comunemente conosciuta come OLAP o “i cubi”).

Il modello appena creato ha le seguenti dimensioni:

  1. Valori
  2. Attività
  3. Risorse
  4. Calendario
  5. Tipo

Report chi fa cosa quando con Microsoft Project

Valori contiene l’elenco dei campi numerici di Project sul Lavoro e sui Costi disponibili. Trascineremo (o click del mouse sul check-box) il campo Lavoro in (5) Valori

Attività contiene la dimensione Attività che, se trascinata con il mouse su (3) Righe ci permetterà di visualizzare nella tabella pivot (6) le attività del progetto

Risorse contiene la dimensione Risorse che, se trascinata con il mouse in (3) Righe, permetterà di visualizzare nella tabella pivot (6) le risorse assegnate alle attività del progetto. Occorre, nel nostro caso, di anteporre Risorse ad Attività in (3). E’ come fare una similitudine con la vista “Uso risorse” di Project. Se anteponiamo Attività a Risorse é come visualizzare la vista “Gestione attività”.

Calendario, in base al tipo di dettaglio scelto al momento della creazione del nuovo modello, avremo a disposizione la dimensione temporale con dettaglio di Anno, Trimestre, Mese, Settimana e Giorno. Trascinare il tipo di dettaglio (nel nostro esempio Giorno) in (4) Colonne per avere la scala cronologica delle assegnazioni.

Tipo, permette di visualizzare/filtrare per Tipo Risorsa. Utile quando abbiamo assegnazioni di Risorse Materiali o Risorse Costi. Può essere utile trascinare questa dimensione in (2) Filtri in modo da filtrare per Risorse Lavoro (quello che ci interessa).

Il risultato delle operazioni che dobbiamo fare sarà il seguente:

Report chi fa cosa quando con Microsoft Project

Esplodendo le varie dimensioni cliccando sul segno “+” corrispondente, avremo:

 

Personalizzazione del modello.

Proviamo ad espandere la dimensione “T4”, cioè il quarto trimestre del 2018.

Report Chi fa Che Cosa in Microsoft Project

Espandiamo anche la settimana 42 che va dal 15 al 21 ottobre 2018.

Vediamo le assegnazioni orarie giornaliere attività per attività di ogni risorsa (ovviamente se presenti).

Facciamo adesso un minimo di personalizzazione prima di salvare il foglio Excel attuale come Modello di Excel.

Rendiamo più agevole la visualizzazione delle informazioni Risorse / Attività, cliccando su (1) Progettazione e successivamente su (2) Layout report e (3) Mostra in formato compatto come nella videata seguente:

Report Chi fa Che Cosa in Microsoft Project

Successivamente otteniamo il risultato seguente (dipende dal nostro gusto quale look scegliere):

Report Chi fa Che Cosa in Microsoft Project

Con una buona conoscenza di Excel e delle sue Tabelle Pivot, si possono raggiungere risultati veramente interessanti (filtri, ordinamenti, look & feel, definizione di macro di Excel o creazione di Codice VBA per aggiungere “intelligenza al modello”).

Salvataggio del Modello.

Per non perdere tutto il lavoro di personalizzazione fatto, passiamo adesso a salvare il risultato come Modello di Excel.

Apriamo il menu File e da qui seguire i passi evidenziati dalla figura seguente:

Report Chi fa Che Cosa in Microsoft Project

 

Alla richiesta del nome del file da salvare indicheremo “Chi fa che cosa e quando Esteso” (Esteso indica il dettaglio delle informazioni per singolo giorno).

Report Chi fa Che Cosa in Microsoft Project

In (1) é indicata la cartella di default che contiene i modelli di Microsoft Office in cui sarà salvato il nostro modello.

Clicchiamo su OK e chiudiamo Excel.

Ritorniamo finalmente su Microsoft Project e chiudiamo la finestra Relazioni grafiche – Creazione Relazione e la riapriamo nuovamente per vedere il nuovo modello di report appena creato.

Report Chi fa Che Cosa in Microsoft Project

Proviamo il risultato finale rilanciando il report cliccando su Visualizza.

Il risultato é quello in figura.

Report Chi fa Che Cosa in Microsoft Project

Notare che l’aspetto della tabella pivot é esattamente quello del modello salvato (del resto é quello che volevamo).

Sapendo utilizzare bene le tabelle pivot di Excel i reports creati possono essere dinamici e riservarci piacevoli sorprese.

 

By |2018-10-16T21:23:27+00:0016/10/2018|Microsoft Project, Strumenti Software|0 Comments

About the Author:

Mi sono sempre occupato di Software e di Project Management. Svolgo un’intensa attività di formazione e di consulenza e sono specializzato sulla piattaforma Microsoft Project e sugli strumenti di collaborazione nei lavoro di progetto. Posso esserti di aiuto nell'implementazione di un sistema Multi-Progetto e più Project Managers con MS Project che funziona, nel vero senso della parola. Sono certificato PMP del Project Management Institute, Prince2, ISIPM-Av e MCTS Gestire Progetti con Microsoft Project,

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