Visita lo Store per acquistare i manuali realizzati o suggeriti da me

Utilizzare una Milestone Chart per ridurre i rischi di ritardi di progetto in Microsoft Project

La Milestone Chart come strumento per monitorare il progetto

In questo articolo parliamo di:

  1. Cosa sono le Milestones
  2. Campi personalizzati di Microsoft Project
  3. Filtri Dinamici di Microsoft Project
  4. Baseline e Varianze di Tempi in Microsoft Project

Molto spesso, in progetti piuttosto complessi o dalla lunga durata, possono verificarsi una serie di rischi che possono portare a ritardi o sovracosti o addirittura al fallimento.
Una buona pratica che vi suggerisco caldamente, é quella di inserire nella schedulazione (Gantt) del progetto Milestones di controllo specifiche.
In pratica dobbiamo individuare i punti chiave del progetto in cui é fondamentale rispettare le date di completamento delle attività che precedono la Milestone.

Un veloce ripasso
Una Milestone é una attività a durata zero.
Possiamo intendere una milestone come un “momento di verifica e controllo”. In pratica, durante l’esecuzione del progetto mi aspetto di avere completato tutte le attività precedenti alla milestone.
Se non le ho completate tutte, allora sono semplicemente in ritardo.

Possiamo individuare diversi tipi di Milestones, come ad esempio:

  1. Collaudo: momenti precisi di consegna e collaudo di deliverables di progetto o il progetto stesso
  2. Fatturazione: Data in cui l’azienda che esegue il progetto può emettere fattura autorizzata dal cliente
  3. Rilascio: messa in produzione di un deliverable (tipico del rilascio di applicazioni software)
  4. Gestione del Rischio: momento programmato in cui effettuare un’approfondita analisi del rischio
  5. altro ancora

Oggi vediamo le Milestones per monitorare il rischio di ritardo dei tempi di esecuzione del progetto.

Campi personalizzati di MS Project
In Microsoft Project possiamo anche definire un campo personalizzato, ad esempio di tipo Contrassegno (Vero/Falso) e visualizzare questo campo in vista Diagramma di Gantt.

Campi personalizzati in Microsoft Project

Figura 1 – Campi personalizzati in Microsoft Project

Successivamente possiamo assegnare un determinato valore alle milestones che voglio monitorare. I valori che usiamo sono Si o No, ovviamente.
Sarà poi possibile applicare un filtro automatico per visualizzare solo le attività di tipo milestone che hanno il valore Si che gli abbiamo assegnato.

Inserimento valori personalizzati in MS Project

Figura 2 – Inserimento valori personalizzati in MS Project

Otteniamo così la cosiddetta Milestone Chart come nell’esempio in figura

Figura 3 – Milestone Chart con MS Project

Ma vengono ancora visualizzate le attività di riepilogo come ID=0, ID=2, ID=9 etc.
Per filtrare e nascondere le attività di riepilogo é sufficiente richiamare il pannello Formato e disattivare l’opzione Attività di riepilogo.

Figura 4 – Milestone Chart con MS Project

Abbiamo così ottenuto la nostra Milestone Chart che evidenzia i momenti chiave del progetto.

Per concludere, suggerisco un’altra buona pratica per monitorare lo stato delle milestones tramite l’utilizzo delle Date di Scadenza (deadlines) in prossimità delle milestones.

Torniamo all’argomento di questo articolo.
In fase di esecuzione del progetto il Project Manager deve verificare che vengano rispettate le Milestones di verifica e controllo.
Al fine di ottenere il massimo controllo dell’esecuzione del progetto da questa buona pratica, è necessario scegliere e usare le Milestones seguendo questi criteri:

  1. Definire ad inizio progetto queste Milestones ed inserirle nella schedulazione (Gantt) che man mano viene prodotto. La lettura del contratto e del Project Chart é utile ed importante.
  2. Definire le Milestones abbastanza vicine e frequenti (non esagerare altrimenti ne deriva la micro-gestione del progetto)
  3. Ogni milestone deve essere di tipo “binario”, o é raggiunta o é saltata
  4. Tenere sotto controllo il Cammino Critico man mano che il progetto viene eseguito e si verificano varianze nei tempi

Avendo salvato la baseline del progetto, qualora si verifichino scostamenti significativi (ritardi) sulle date di completamento delle milestones, il Project Manager dalla semplice visualizzazione della Milestones Chart, ha la percezione diretta della situazione del progetto.
Come si può vedere dalla prossima figura, attivando la vista Gantt di Verifica (Tracking Gantt nella versione inglese di Microsoft  Project) individuiamo immediatamente il ritardo di una Milestone.

La data originaria della milestone (salvata nella baseline) é visualizzata come un rombo bianco, mentre la data di pianificazione attuale, dovuta al ritardo accumulato, é visualizzata con il rombo nero.

Figura 5 – Varianza di tempi per una milestone

Per sapere in modo analitico di quanti giorni le milestones sono in ritardo, occorre attivare la Tabella “Variazione” sempre tenendo attivo il filtro che visualizza la Milestone Chart.

 

Figura 6 – Milestones Chart nella vista Gantt Verifica (Tracking Gantt)

Se osserviamo le due ultime colonne Variazione inizio e Variazione fine, possiamo renderci conto del reale ritardo delle Milestones che fanno parte della Milestones Chart.

Catturando o stampando la videata in modo opportuno, avremo un ottimo strumento di controllo e di comunicazione per gli Stakeholder di progetto.
Ed il tutto in pochi “centimetri” di informazioni.

Per chiudere un commento sul rischio che i tempi ci sfuggano di mano. E’ ovvio che uno strumento come quello che abbiamo appena visto può essere decisamente utile, ma il vero protagonista é il Project Manager e l’intero gruppo di progetto che devono cercare di garantire il completamento delle attività come pianificate.
Se la schedulazione viene aggiornata in modo corretto e tempestivo, ed é compito del gruppo di progetto e del PM, allora questo strumento diventa micidiale nel mettere in evidenza le varianze di tempi e quindi la reale situazione del progetto evidenziando i momenti decisivi e nascondendo il dettaglio di decine o centinaia di attività.

By |2017-11-10T15:52:31+00:0012/10/2017|Project Management, Strumenti Software|0 Comments

About the Author:

Mi sono sempre occupato di Software e di Project Management. Svolgo un’intensa attività di formazione e di consulenza e sono specializzato sulla piattaforma Microsoft Project e sugli strumenti di collaborazione nei lavoro di progetto. Posso esserti di aiuto nell'implementazione di un sistema Multi-Progetto e più Project Managers con MS Project che funziona, nel vero senso della parola. Sono certificato PMP del Project Management Institute, Prince2, ISIPM-Av e MCTS Gestire Progetti con Microsoft Project,

Leave A Comment

Il sito rinorizzo.com utilizza solo cookies tecnici per ottimizzare il funzionamento del sito. Per maggiori informazioni visita Privacy & Cookies | Chiudi