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Il Ciclo di Vita delle comunicazioni in Microsoft Project Server/Online 2013

Uno dei tanti benefits di una soluzione enterprise come Microsoft Project Server (o Project Online) 2013 consiste nella possibilità di poter gestire un flusso di lavoro collaborativo tra il Project Manager e le risorse del progetto (Team Members).
Questo permette di poter:

  1. Notificare in automatico le risorse sulle loro assegnazioni
  2. Invio degli aggiornamenti alle attività o alle Schede Attività (Timesheet) da parte delle risorse al proprio Project Manager
  3. Accettazione o rifiuto da parte del Project Manager degli aggiornamenti inviati dalle risorse
  4. Aggiornamento del piano di progetto con gli aggiornamenti accettati

Di seguito descrivo con maggior dettaglio gli step precedenti(con l’ausilio di alcune slides che uso nella formazione su Project Server).

Processo di aggiornamento lavoro con Microsoft Project Server

Figura 1 –  Pubblicazione del progetto
In questa prima fase del processo di comunicazione delle assegnazioni, il Project Manager Pubblica il progetto che viene salvato/aggiornato nel database Pubblicato. Project Server notifica con una mail ogni singola risorsa assegnata alle attività del progetto, che il Project Manager gli ha assegnato attività lavorative.
Per default tutte le attività del progetto vengono pubblicate (ad esclusione di milestones e attività di riepilogo) e che hanno almeno una risorsa umana (risorsa Lavoro con un indirizzo mail assegnato) .
C’é la possibilità (solo in Microsoft Project Professional), di assegnare al campo Pubblicato di una attività il valore No, in modo che questa non venga pubblicata nel database Pubblicato. In questo caso le risorse assegnate all’attività non vedranno ancora l’attività nella pagina Attività Assegnate di PWA.
Processo di aggiornamento lavoro con Microsoft Project Server
Figura 2 – Visualizzazione delle attività pubblicate in Attività assegnate di Project Web App (PWA)
Dal momento in cui un’attività assegnata ad una risorsa é pubblicata, fino al momento in cui questa viene approvata dal Project Manager e inserita all’interno del piano di progetto, rimane visibile nella pagina delle attività assegnate alla risorsa.
Processo di aggiornamento lavoro con Microsoft Project Server
Figura 3 – Invio delle attività per approvazione
La risorsa aggiorna l’assegnazione di lavoro utilizzando gli strumenti messi a disposizione da PWA.
Può aggiornare un’attività inserendo la % completamento o la durata effettiva e durata rimanente o, ancora, inserendo giorno per giorno le ore di lavoro effettivo.
La risorsa al termine può:
  1. Salvare l’aggiornamento (al termine può chiudere la finestra del browser o passare al punto successivo)
  2. Inviare all’approver l’attività che ha aggiornato

Processo di aggiornamento lavoro con Microsoft Project Server

 

Figura 4 – Approvazione degli aggiornamenti alle attività di progetto
In questo ultimo step, il Project Manager ha la possibilità di verificare una per una le attività aggiornate (parliamo di consuntivazione o tracking) e di poter
  1. Approvare l’aggiornamento
  2. Rifiutare l’aggiornamento
In entrambe i casi il Project Manager può inserire un commento alla sua azione.
In caso di Rifiuto (Reject) dell’aggiornamento, l’assegnazione di lavoro ritorna visibile (con l’indicazione che è stata rifiutata).
In caso di accettazione la risorsa vede che l’attività è stata aggiornata dal Project Manager.
La fase di approvazione può essere automatizzata creando delle Regole in modo tale che alcune o tutte le attività di uno o tutti i progetti inviate da una o più risorse, vengano approvate automaticamente.
In questo caso possiamo approvare in automatico tutte le attività aggiornate da una specifica risorsa o per un singolo progetto. Funzionalità molto comoda per snellire il workflow di approvazione del lavoro svolto.
Al termine di questo processo comunicativo (passo 4) il Project Manager potrà aprire in Project Professional il progetto, verificarne lo stato ed accettare le attività aggiornate e “portarle dentro” al progetto.
A questo punto Project Professional presenterà la nuova situazione del progetto e permettere al Project Manager di poter fare l’analisi delle variante (confronto tra la situazione attuale e quella salvata nella baseline corrente).
Il processo che ho appena descritto (in certe parti con un pò di semplificazione, altrimenti avrei dovuto scrivere un manuale operativo) è di tipo periodico (ciclico) da effettuare giornalmente (auspicato) da parte delle risorse che aggiornano le attività, e settimanalmente (o quindicinalmente/mensilmente) da parte del Project Manager con il relativo aggiornamento del progetto.
La scelta del corretto, o meglio, più indicato processo comunicativo e di aggiornamento del progetto, deve essere fatto tenendo in considerazione i seguenti aspetti:
  1. Criticità del progetto
  2. Momento storico che sta vivendo il progetto
  3. Potere (dettaglio) nel controllo dell’avanzamento del lavoro che si vuole ottenere
  4. Costo (impegno) di tempo che le risorse e il Project Manager devono dedicare periodicamente nell’inserimento, approvazione e analisi degli scostamenti
Microsoft Project Server/Online mette a disposizione numerosi strumenti per poter gestire il tracking (aggiornamento) dei progetti in diverse modalità da imporre a tutti i progetti dell’organizzazione o dando la possibilità di gestire una modalità di aggiornamento diversa.
Ma questo è un altro argomento. Per ora ci fermiamo qui.

About the Author:

Mi sono sempre occupato di Software e di Project Management. Svolgo un’intensa attività di formazione e di consulenza e sono specializzato sulla piattaforma Microsoft Project e sugli strumenti di collaborazione nei lavoro di progetto. Posso esserti di aiuto nell'implementazione di un sistema Multi-Progetto e più Project Managers con MS Project che funziona, nel vero senso della parola. Sono certificato PMP del Project Management Institute, Prince2, ISIPM-Av e MCTS Gestire Progetti con Microsoft Project,

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