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Assegnare più risorse in tempi differenti ad un’attività di Microsoft Project

Valido per tutte le versioni di MSProject

Un mio lettore mi ha fatto una domanda specifica sull’assegnazione di più risorse su una stessa attività da aggiornare successivamente in modo puntuale (senza l’utilizzo della % Completamento).
La domanda era la seguente.

“Ciao Rosario,
avrei una domanda sull’utilizzo di Project alla quale non sono riuscito a trovare risposta.
Nel caso in cui ad un’attività X devo associare più risorse, ma non nella modalità di ripartizione in % prevista da Project, ma in una modalità di assegnazione sequenziale, come/se è possibile farlo?
Mi spiego meglio con un esempio: l’attività X dura 3gg; il primo giorno viene assegnata a R1, il secondo a R2, il terzo a R3.
Come riesco a farlo con Project? Naturalmente non voglio scomporre l’attività, ma vedere tutto su un’unica linea.
Ti ringrazio anticipatamente, un saluto.

Fabio”

Una risposta alla domanda potrebbe essere la seguente.

Step 1 – Prima di tutto creo un progetto nuovo per illustrare la situazione.
Step 2 – Creo le 3 risorse in Elenco risorse
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Step 3 – Creo l’attività Task X nella vista Diagramma di Gantt

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Step 4 – Assegno le tre risorse all’attività

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Vista Gestione Attività

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Step 5 – Visualizzo la vista Gestione Attività (figura precedente).
La vista è molto comoda perchè ci permette di vedere le informazioni in una relazione 1 (attività) a N (risorse).
Come si vede nella colonna Lavoro, Project ha assegnato un totale di 72 ore di lavoro interpretando l’assegnazione delle 3 risorse per 3 giorni.
Adesso manipoliamo un pò le assegnazioni.

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Step 6 – Asegnamo alle tre risorse nella parte destra (1) della videata 8h a R1 il primo giorno (0h ad R2 e R3), 8h a R2 il secondo giorno (oh a R1 e R3) e 8h a R3 il terzo giorno (oh a R1 e R2). Project assegnerà questa volta (2) 24 ore totali di lavoro ripartiti sulle tre risorse, esattamente come volevamo.

Aggiornamento dell’attività

Nella premessa ho scritto di non utilizzare la % completamento. Ma se l’attività si è svolta ESATTAMENTE come pianificata nello Step 6, possiamo aggiornarla assegnando 100% a % completamento.
Se invece l’attività si svolge in maniera differente, allora dobbiamo essere più precisi e aggiornare utilizzando il campo Lavoro effettivo come nella figura seguente.

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Nell’esempio precedente, R1 ha lavorato puntualmente il primo giorno, R2 ha lavorato solo 4 ore nel giorno in cui era stato assegnato, recuperando le altre 4h il giorno dopo. Il terzo giorno R3 lavora solo 4 ore e le rimanenti 4 ore il giorno seguente, portando la Durata complessiva dell’attività a 3,5 giorni.

By | 2016-10-18T14:30:46+00:00 18/10/2016|Strumenti Software|2 Comments

About the Author:

Mi sono sempre occupato di Software e di Project Management. Svolgo un’intensa attività di formazione e di consulenza e sono specializzato sulla piattaforma Microsoft Project e sugli strumenti di collaborazione nei lavoro di progetto.
Posso esserti di aiuto nell’implementazione di un sistema Multi-Progetto e più Project Managers con MS Project che funziona, nel vero senso della parola.
Sono certificato PMP del Project Management Institute, Prince2, ISIPM-Av e MCTS Gestire Progetti con Microsoft Project,

2 Comments

  1. Fabio 19/10/2016 at 9:25 - Reply

    Buongiorno Rosario,
    da un punto di vista “analitico” l’intervento suggerito risolve sicuramente il problema; da un punto di vista “grafico” però, nel Gantt, non c’è nulla (es. delle linee che dividano l’attività in base alle risorse assegnate) che indichi questa diversa distribuzione dell’attività rispetto alla modalità standard.
    Dipende dalla versione utilizzata (2007)?
    Grazie ancora, un saluto.

    • Rosario Rizzo 19/10/2016 at 9:45 - Reply

      No Fabio,
      in tutte le versioni di Project non esiste possibilità di visualizzare graficamente suddivisione delle assegnazioni delle risorse alle attività.
      Del resto, se pensi allo scopo di programmi come MSProject, che è quello di creare un modello di un progetto complesso, aggiungere dettagli così spinti, non so quanto possa aiutare un planner o project manager nel suo lavoro.
      Nel controllo dello stato del progetto, soprattutto sui tempi, è più utile una visione di insieme, il più semplice possibile.
      Poi, come nella soluzione che ho proposto, puoi scavare nei dettagli più esagerati per avere il massimo controllo se vuoi orar per ora, di quello che dovrebbero fare e fanno effettivamente le risorse.
      Un’altra vista di controllo puoi ricavarla visualizzando il dettaglio dell’attività (Visualizza / Dettagli). In basso vedi gli impegni delle risorse associate all’attività.
      Rosario

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