Ho trovato questo articolo sul Livellamento Risorse con Microsoft Project veramente interessante e che collima esattamente con il mio pensiero, e cioè che questa funzionalità ha, tutto sommato, scarso valore pratico.

Alla fine c’è sempre bisogno dell’intelligenza umana.

L’autrice, Cyntia West, riporta le definizioni di Microsoft e del Project Management Institute riguardo al Resource Leveling e consigli di eseguire il livellamento manuale, cioè fatto “a manina” dal Project Manager.

Resource leveling is a hotly debated subject in the project management world. The comments range from one should never level resources – ever! To you can use leveling if you know the consequences. Or you should only level manually. So, what’s the deal??

First, what is resource leveling? Microsoft defines resource leveling as “the act of taking a project with people assigned to a bunch of tasks, and making it so that they don’t have to work overtime.”

Even they admit that this might be a bit oversimplified, but that is it in a nutshell.

PMI defines resource leveling as “resolving resource over or under allocations by delaying or accelerating tasks, fixing fix peaks and valleys in a schedule.”

However, in both of these cases, they are talking about leveling A SINGLE PROJECT….not an ENTIRE PORTFOLIO.
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Alla fine c’è sempre bisogno dell’intervento umano

Anche se gli ingegneri software (programmatori) hanno fatto un lavoro egregio realizzando gli algoritmi di livellamento oggi presenti nelle varie versioni di MS Project, non si può certo dire che siano efficaci e precisi.

Non possiamo inoltre affidarci totalmente ai risultati generati per risolvere le sovrallocazioni delle risorse.
La stessa Microsoft ammette che il livellamento risorse fornito da Project è limitato e che che si può applicare con qualche aspettativa di successo solo alle attività nell’ambito dello STESSO PROGETTO.
L’autrice dell’articolo afferma, inoltre, che i software come Microsoft Project sono degli “strumenti” e come tali devono essere usati con il contributo dell’essere umano, con la sua intelligenza.
Le situazioni che si possono creare in un progetto o in un contesto multi-progetto sono innumerevoli e le combinazioni e particolarità infinite.

Sovrallocazione Risorse di Progetto

Foto credits: https://unsplash.com/

Faccio un esempio classico, che descrive una situazione non gestibile dalla funzione di livellamento di Project.
Supponiamo che una risorsa deve recarsi in trasferta (con un bel viaggio e spese di pernottamento) per un intervento pianificato di una settimana intera dal lunedì al venerdì.
Se nella stessa settimana la risorsa viene assegnata ad un altro progetto il mercoledì ed il giovedì della stessa settimana, abbiamo una evidente sovrassegnazione in queste due giornate.
Se applichiamo il comando di  livellamento risorsa, Project non potrà fare altro che “spezzare” la prima attività in due, prevedendo di far lavorare la risorsa il lunedì ed il martedì.

Il mercoledì e giovedì lavorerà sul secondo progetto e finalmente dal venerdì della stessa settimana fino al martedì della settimana successiva la risorsa tornerà a lavorare sulla prima attività.
E’ chiaro che in questo caso dovremmo affrontare una seconda trasferta per completare il lavoro interrotto (per non parlare della fattibilità che la risorsa possa viaggiare in orari decenti e che il cliente sia contento di fare il lavoro in due tranches e magari di pagare anche le spese di una trasferta in più).
In questo caso il livellamento manuale fatto dal Project Manager insieme al manager che gestisce le risorse di progetto, porterà a ritardare una delle due attività che competono sulla stessa risorsa.

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Ma questo non è un problema esclusivo di MS Project, Tutti i software dotati di questa funzionalità hanno lo stesso tipo di problematica.
E’ quindi evidente che il problema della sovrallocazione delle risorse non ha una soluzione automatizzata.

Qualcuno potrà obiettarmi il fatto che esiste la possibilità di assegnare un priorità sia alle attività all’interno di un progetto, sia tra progetti diversi appartenenti allo stesso portafoglio (o Programma).
Nel secondo caso, ai problemi che esistono nel livellare attività di un progetto, si sommano quelle di mettere in competizione progetti diversi attraverso il Pool Risorse di Microsoft Project.
Beh, se siete degli inguaribili ottimisti, provate a livellare su più progetti contemporaneamente e se ci riuscite fatemi sapere come fare.