Chi ha avuto modo di usare Microsoft Project 2016, appena messo in vendita da Microsoft alla data in cui sto scrivendo, avrà potuto vedere che è possibile definire per lo stesso progetto più di una Sequenza Temporale (Timeline in inglese).

La Sequenza Temporale di Microsoft project ha la particolarità di poter visualizzare una selezione di attività del nostro progetto in modo sequenziake, una sorta di scala cronologica.

La parola timeline è il termine inglese che corrisponde all’italiano linea del tempo. A seconda dell’ambito in cui è usata, può avere diversi significati – Wikipedia.org

Vediamone un esempio che evidenzia gli venti più importanti del mondo anglosassone:


Important historical events from 500 BC-1066 AD


timeline2.jpg

Fonte: Revision Project

La Timeline ha la capacità di sintetizzare eventi che sisusseguono nel tempo con molta chiarezza. Nel Project Management, e in particolare nel Time management, rappresenta un ottimo strumento di comunicazione verso gli stakeholders che ha a disposizione un responsabile di progetto. Microsoft Project permette di definire con facilità una Timeline e di associarne le attività che vuole evidenziare (tipicamente Milestones di progetto o momenti di verifica e consegna di deliverables).

Sequenza Temporale

Andiamo al punto.

In Microsoft Project 2010 e 2013, è possibile creare una SOLA Timeline per progetto e, una volta definita. resterà tale fino ad una successiva modifica. Se vogliamo visualizzare (comunicare) situazioni  e con dettagli temporali diversi, dobbiamo modificare ogni volta la Timeline. Per evitare questo disagio e simulare un po’ il comportamento di Project 2016, abbiamo la possibilità di definire tante viste personalizzate quanti modelli diversi di Timeline vogliamo.

Per fare questo sfruttiamo la possibilità di creare nuove viste.

Dalla scheda Attività clicchiamo sul triangolino nero in (1) per visualizzare l’elenco delle viste disponibili nel menu:

Menu con l'elenco delle Viste di MS Project

clicchiamo su (2) e avremo:

Creare una vista con Microsoft project

clicchiamo su Nuova vista:

Nuova Vista semplificata di project

Confermiamo Ok per avere:

Creazione di una vista semplice in Microsoft project

Diamo un nome (1) alla nostra nuova Sequenza Temporale e scegliamo nell’elenco Schema, la voce Sequenza Temporale (2) lasciando selezionata la casella Mostra nel Menu. 

Se visualizziamo nuovamente l’elenco delle viste:

Elenco delle viste di project

vediamo che la vista che abbiamo appena creato è disponibile per essere attivata. Clicchiamo su (1) per avere:

Nuova sequenza temporale

A questo punto inseriamo le attività che ci interessano. Nell’esempio di seguito selezionerò solo attività di tipo Milestone già esistenti nel progetto:

Come aggiungere attività alla Sequenza Temporale in Microsoft Project

In (1) attiviamo la scheda Formato, da questa, cliccando su (2) viene mostrata la finestra (3) che elenca in modo gerarchico (struttura) tutte le attività del progetto. Per includere un’attività nella Sequenza Temporale basta cliccare sulla casellina corrispondente (check-box) e renderla attiva.

Il risultato della mia selezione delle sole milestones di fine fase sarà:

Sequenza Temporale ottenuta con microsoft Project

E’ possibile sbizzarrirsi modificando colori, tipo carattere e altro per rendere la Timeline ottenuta più leggibile e, perché no, più bella per includerla in una comunicazione sullo stato del progetto.

In questo articolo abbiamo quindi visto la possibilità di creare tante viste quante Sequenze Temporali vogliamo gestire (di dettaglio, milestones chart,..). Il richiamo a video e l’aggiunta/rimozione delle attività nella Timeline è semplicissima.