Le riunioni di lavoro possono essere nello stesso tempo formidabili strumenti di produttività d’ufficio e di supporto ai progetti e incredibili sorgenti di spreco di tempo e soldi. Tutto dipende da come vengono impostate e gestite e, naturalmente, da quella che è la cultura aziendale o dell’organizzazione.

Nell’infografica che vi presento, vengono mostrati 9 modi per rendere fruttuose le riunioni ed evitare sprechi, frustrazione e arrabbiature.

Riassumo questi 9 passi in:

  1. Definisci un’Agenda prima della riunione
  2. Assegna un Meeting Leader (la persona che condurrà la riunione)
  3. Cerca di far tenere spenti tutti i dispositivi mobili ed  i PC (cosa mooooolto difficile se non sei il Capo)
  4. Fai partecipare alle riunioni da 4 a 7 persone al massimo
  5. Cerca di fare rispettare la massima puntualità ai meeting pianificandoli in orari strani come ad esempio .e 9:23, 10:47 e così via. Questo creerà curiosità.
  6. Se quello che devi comunicare puoi farlo inviando una mail, allora evita di organizzare una riunione
  7. Se non devi mostrare audiovisivi e non serve la carta, perché non organizzare una riunione anche in piedi o all’aperto?
  8. Rendi le riunioni più brevi possibile
  9. Utilizza gli ultimi 10 minuti per riepilogare quanto detto e deciso e assegna compiti
Ricordati che una riunione in cui non vengono prese decisioni e non vengono assegnate attività a seguire, sono una emerita perdita di tempo!

 

9-ways-to-make-sure-you-have-effective-meetings

 

Source: CT Business Travel