Un mio cliente pochi giorni fa mi ha fatto questa domanda:  “Rosario, come faccio a sapere quanto ho impegnato a budget per ogni risorsa che impiego nel mio progetto?”.

La domanda è interessante e qui cercherò di rispondere.

Supponiamo di avere completata la pianificazione del nostro progetto e di essere pronti a salvare la Baseline (ricordo che la baseline rappresenta il budget di tempi, costi e risorse del progetto). Prima di avere l’approvazione del budget è normale sottoporre i costi del progetto ai nostri responsabili e/o al committente.

In MSproject esistono diversi reports che possono darci informazioni sui costi delle risorse, ma qui vedremo un modo “artigianale” sfruttando le caratteristiche peculiari delle Viste e dei Filtri di Micrsoft Project.

Per prima cosa richiamiamo la vista Diagramma di Gantt (la più comune e semplice).

 

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Successivamente, attiviamo la tabella Costo

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il risultato sarà:

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Per avere il dettaglio dei costi derivati dalle assegnazioni di una singola risorsa (non ha importanza se di tipo Lavoro, Materiale o Costo), dobbiamo nascondere le Attività di Riepilogo:

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A questo punto, per vedere i costi delle singole risorse attiviamo il filtro Assegnate a risorse…

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il risultato sarà la visualizzazione di una piccola finestra per selezionare la risorsa su cui filtrare:

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Slezioniamo dall’elenco di tutte le risorse presenti il Società esterna PR, e finalmente avremo:

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Nella vista ottenuta abbiamo il dettaglio della risorsa selezionata. Se vogliamo lavorarci su possiamo copiare tutte le righe della tabella e incollarli in un foglio di lavoro di Excel o LibreCal.

Adesso vedremo invece, il riepilogo dei costi assegnati ad ogni singola risorsa con informazioni di assegnazione di budget (baseline), costi effettivi, costi rimanenti e variazione durante l’esecuzione del progetto.

L’operazione è molto semplice, richiamiamo la vista Elenco risorse

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avremo la visualizzazione dell’elenco delle risorse.

A questo punto basta visualizzare la Tabella Costo per avere un prospetto dei costi:

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ecco fatto.

E se vogliamo ordinare in modo da avere per primi i costi maggiori basta:

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il risultato finale è quindi:

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Sono un bel pà di operazioni ma il risultato ne vale la pena.

Nota: questo metodo va benissimo nel caso le risorse siano associate solo al nostro progetto.

Nel caso utilizziamo il Pool Risorse, e quindi risorse condivise tra più progetti, il discorso è diverso.

Fatemi sapere se voi avete un modo più veloce di fare le stesse cose.