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Taggare o non taggare con Evernote, questo è il dilemma

Parafrasando Shakespeare, riprendo il discorso sull’utilizzo dei Tags in Evernote avendone già in Uso dei Monotag con Evernote.

Sul web si fa un gran discutere se è meglio organizzare le note utilizzando pochissimi Taccuini o al contrario tanti e se usare pochi Tags o gestirne a gogò.

Per ambedue le scelte (pochi taccuini e molti tags contro tanti taccuini e meno tags) possiamo parlarne senza fine elencando i pro ed i contro delle due scelte.

Personalmente, dopo tanti anni e varie tipologie di organizzazione, ho fatto la mia scelta e la mantengo oramai da un tempo che definirei consolidato.

Ho scelto la prima soluzione: pochi Taccuini e MOLTI Tags.

Fermo subito chi mi dirà: Rino, ma così hai a che fare con centinaia di Tags e non ci capirai nulla, rischiando di duplicare lo stesso Tag o di dimenticarne il nome.

E’ una opposizione corretta, per carità. Ma se studiamo a tavolino le modalità di creazione e attribuzione dei Tags, possiamo fare in modo di minimizzare tali rischi.

Prima di presentarvi un esempio di Tassonomia  di Tags, vi riepilogo le regole che mi sono dato quando creo una nuova nota o catturo (invio) un contenuto al mio Evernote con il Web Clipper o attraverso una mail.

  1. Prima regola: MAI creare una Nota senza almeno un Tag
  2. Seconda Regola: utilizzare un massimo di 5 Tags (tranne qualche eccezione)
  3. Terza Regola: se possibile aggiungere un commento al contenuto della nota ricco di Keywords su cui fare successivamente una ricerca e ritrovare la nota velocemente
  4. Quarta Regola: Utilizzare SEMPRE un Tag Gerarchico (vediamo subito cosa è)
Mi sono accorto che se sono disciplinato (e di solito lo sono) nel seguire queste semplici regole, i risultati delle ricerche fatte con Evernote sulle migliaia di note che ho nel mio account, sono velocissime ed efficaci. Del resto, se non riusciamo a trovare subito, ed in fretta, tutto quello che abbiamo messo in Evernote (Ricorda qualunque cosa – Remember Everything, è il motto di Evernote), a che cosa ci serve un tale potente strumento di archiviazione?
Sulle prime tre regole penso che non ci sia nulla da aggiungere.
Voglio approfondire, invece, il concetto di Tag Gerarchico.
Ricordiamo però che Evernote non gestisce gerarchie di Tags, quindi dobbiamo fare in modo di simulare la gerarchia che ci serve.
Per farlo sfruttiamo la funzionalità che ci offre Evernote quando assegnamo un tag ad una nota, e cioè il suggerimento incrementale di tags già esistenti. Man mano che cominciamo a scrivere il nome del tag, Evernote ci suggerisce via via il tag che stiamo cercando (se esiste, naturalmente).
Esempio d’obbligo.
Se abbiamo già creato i seguenti Tags:
MKT.Idea
MKT.Promozione
MKT.Pubblicazione.WhitePaper
MKT.Pubblicazione.eBook
MKT.Pubblicazione.Libro
MKT.LandingPage
se cominciamo a scrivere come nome del tag “MKT”, (che io definisco “Primario” o di Macro-Categoria) prima ancora di inserire il “punto”, Evernote ci visualizza un elenco di Tag esattamente come nella lista precedente (con ordinamento alfabetico crescente).
Basta continuare ad aggiungere ancora qualche carattere e la lista viene filtrata ulteriormente fino a suggerire pochi tags (o magari non trovarne nessuno ed in questo caso ne stiamo creando uno nuovo).
Se vogliamo assegnare il tag MKT.Pubblicazione.Libro, nel momento in cui abbiamo inserito i seguenti caratteri “MKT.P” Evernote ci suggerirà i tre elementi

MKT.Pubblicazione.WhitePaper

MKT.Pubblicazione.eBook

MKT.Pubblicazione.Libro

e quindi cliccare con il mouse l’elemento che cerchiamo.

Semplice, no?
 

 
Ricorda: la ricerca incrementale dei Tags funziona anche nelle versioni Mobile di Evernote. 
 
Io trovo questo meccanismo estremamente utile, e avendo creato una Tassonomia di Tags adatta alle mie esigenze, NON DIMENTICO mai quale Tag devo usare.
Se mi imbatto in una pagina Web di un sito di Marketing, già questo mi suggerisce mentalmente che il Tag Primario è “MKT”.
Nella mia codifica, tutti i Tag Primari sono lunghi tre caratteri (MKT, CON, COM, CLI, FOR, REF, PRJ,… a voi il compito di indovinare cosa significano questi Tag Primari 🙂 ).
 
Adesso vi introduco il significato del Tag Secondario che differenzia ulteriormente la gerarchia dei Tags. La lunghezza di questo sotto-tag non è limitata a a soli tre caratteri ma può essere lunga a piacere.
Utilizzo questo sotto-tag per implementare un Archivio di Reference (richiesto dal metodo GTD: Getting Things Done) di cui sono un appassionato fan e potete trovare utile materiale in questo blog. Anche un mio corso online di GTD con Evernote, tanto per pubblicizzare un mio lavoro. .
Se vi faccio un paio di esempi vi sarà più chiaro cosa intendo dire.
 
REF.MSP2010.Risorse
REF.MSP2010.Blogs
REF.MSP2010.Libri
 
REF.eLearning.Materiale
REF.eLearning.Blogs
REF.eLearning.Software.Web
REF.eLearning.Software.Authoring
REF.eLearning.Software.LMS
REF.eLearning.Software.SCORM
REF.eLearning.Corsi
REF.eLearning.MOOC
 
REF.Amazon.Acquisti
REF.Amazon.Ricevute
REF.Amazon.Desideri
 
Il Tag Primario “REF” è quello che potenzialmente può “esplodere” in centinaia di variazioni diverse. Il consiglio che vi dò è di porre attenzione al Tag Secondario, che è quello che fa veramente la differenza.
 
Per ultimo voglio suggerirvi i seguenti Tag Primari (avete indovinato l’elenco di prima?).
 
CLI = Clienti  es: CLI.ESPM, CLI.FiatSpa, CLI.CRMGuru
FOR =  Fornitori  es:  FOR.Vodafone.Contratti, FOR.Vodafone.Fatture
PRJ = Progetti es:   PRJ.eBook.MSP2010.ENG, PRJ.eBook.MSP2010.ITA, PRJ.eBook.MSP2010.ESP questo tag addirittura a 4 livelli di gerarchia.
 
Per chiudere, se scegliete di usare pochi taccuini ed un sistema di gerarchia di Tags come quella che utilizzo io, ricordatevi di studiarvela a tavolino prima di partire a taggare le note.
Buona pratica:  non usare più di una dozzina di Tags Primari (Macro Categorie).
Buona pratica: periodicamente, una o due volte all’anno, fate come me. Armatevi di pazienza e fate un’operazione di “tag gardening”, in pratica una pulizia dei Tags poco usati o doppioni, riassegnando le note ai Tags corretti, rinominare tags inconsistenti o con una o poche Note.
 
Chiudo con una domanda invitandovi ad inserie un commento: in quale modo io “taggo” le note che si riferiscono ad una persona, cioè ad un Contatto?

About the Author:

Mi sono sempre occupato di Software e di Project Management. Svolgo un’intensa attività di formazione e di consulenza e sono specializzato sulla piattaforma Microsoft Project e sugli strumenti di collaborazione nei lavoro di progetto. Posso esserti di aiuto nell'implementazione di un sistema Multi-Progetto e più Project Managers con MS Project che funziona, nel vero senso della parola. Sono certificato PMP del Project Management Institute, Prince2, ISIPM-Av e MCTS Gestire Progetti con Microsoft Project,

16 Comments

  1. Massimo Montanari 15/04/2014 at 14:58 - Reply

    Ciao Rino,
    come sai, mi trovi perfettamente d’accordo sull’utilizzo di tag che “contengano” tutte le informazioni necessarie per definire un oggetto.
    Fino a poco tempo fa avevo un solo taccuino (con quasi 4000 note). Da poco ho dovuto, mio malgrado e controvoglia, convertirmi alla filosofia dei “tanti” taccuini. Tutto ciò per un semplice motivo: nei dispositivi Android non è possibile ordinare alfabeticamente le note per tag. L’ordine dei taccuini mi permette di “discriminare” l’area di interesse.
    Nel mio sistema ogni nota ha sempre un tag che la identifica ed è proprietario della nota. Utilizzo 4 tag di sistema (sovrapponibili al tag della nota) che mi permettono di collocare la nota come todo, in attesa, da stoccare oppure da rivedere e rielaborare in seguito.
    Ho scoperto che, per quello che mi riguarda, le priorità e i contesti sono talmente evanescenti com sistema di gestione che non li utilizzo. Nel giro di qualche minuto riesco a scandagliare i miei todo e stabilire priorità reali al momento.
    In conclusione….viva i tag e abbasso i taccuini.
    Grazie e a presto.
    Massimo

    • Rosario Rizzo 01/05/2014 at 5:36 - Reply

      Ciao Massimo,
      potresti utilizzare quattro taccuini a “mò di Kanban” al posto dei 4 tag di sistema.
      Crei uno Stack apposito e sotto questo 4 taccuini (Stock, ToDo, Hold, ToReview) in quest’ordine.
      Prova a leggere questo articolo con video che ho scritto al riguardo:
      https://rinorizzo.com/2013/04/personal-kanban-con-evernote-2/

      possono venirti in mente alcune idee interessanti.
      Rino

      • Massimo Montanari 04/05/2014 at 9:41 - Reply

        Ho letto l’articolo, sistema minimalista ed espandibile….mi piace molto!
        La mia necessità è poter utilizzare un sistema che funzioni su tutte le piattaforme. La cosa che spesso “rimprovero” agli sviluppatori è la mancanza di una visione globale oramai indispensabile e necessaria. Da qualunque dispositivo mi possa connettere, anche non mio, devo poter utilizzare il sistema secondo le regole che ho seguito nel crearlo.
        Il sistema che mi suggerisci è ottimo per un utilizzo su pc/mac ma su dispositivi mobili, sia iOS che Android, la non possibilità di ordinare per tag vanifica il tutto. Sostanzialmente mi ritroverei con 4 taccuini contenenti tutti i miei progetti “ordinabili” solo attraverso il titolo della nota o tramite innumerevoli ricerche salvate.
        Fammi sapere cosa ne pensi, Rosario.
        Grazie

  2. Rosario Rizzo 05/05/2014 at 7:17 - Reply

    Ciao Massimo,
    le limitazioni delle versioni mobile di Evernote effettivamente sono molto vincolanti per l’uso suggerito.
    Posso suggerirti una “soluzione tampone” in attesa che migliorino l’interfaccia iOS e Android per l’ordinamento ed i filtri dei Tags.
    Da quest’anno EN ha modificato i collegamenti delle note in modo tale che funzionino anche per il mobile.
    Prova settimanalmente, dal tuo PC ad organizzarti delle note, o anche solo una, che diventano “il contesto”, in cui all’interno incolli i link alle note vere e proprie.
    Mi spiego meglio.
    Filtra per il Tag che ti serve per selezionare le note che hanno quel tag. Ad esempio “ToDo”.
    Selezionale tutte con CTRL-A
    Click destro del mouse sulle note selezionate e scegli Copia collegamento note
    Incolla dentro la nota che rappresenta il contesto.

    Quando sei in giro apri la/le nota/e e fai tap sul collegamento che ti interessa.
    Voilà, hai l’accesso diretto alla nota che ti interessa senza scervellarti su come si filtrano e ordinano le note.

    Che ne pensi?

    • Massimo Montanari 05/05/2014 at 12:46 - Reply

      Ciao Rosario,
      da tempo ho spostato tutta la mia vita digitale su Evernote e ho la necessità di un sistema aggiornato e flessibile.
      Diventerebbe molto difficile per me, visto che il sistema è “vivo” e in costante modifica, avere note più “statiche” che ne raggruppino altre….sono certo che mi sfuggirebbe qualcosa! E, ovviamente, non a causa della non pertinenza del tuo consiglio!
      Non capisco la mancanza della possibilità di filtrare by tag! Probabilmente si tratta di qualche cosa di strutturale a livello di programmazione e perciò difficile da implementare (forse richiede un eccessivo uso di risorse).
      Vedremo…

  3. benito 16/05/2014 at 21:57 - Reply

    Ciao Rosario,

    io attualmente utilizzo il sistema molti taccuini, Stack classici tipo Lavoro- fatture e il titolo nota è il fornitore dove includo fatture pdf e informazioni varie aiutandomi con la tabulazione..Personale-bollette e note tipo sky , enel etc.. Seguendo il metodo dei tag potrei quindi avere un solo taccuino. al momento non utilizzo per nulla i tag in quanto argomento molto con keyword. Pensi sia sbagliato? Molto spesso mi trovo in difficoltà sul creare taccuini in quanto, avendo solo 2(+1 se si utilizza la nota) sottolivelli, non sò mai come archiviarli per avere tutto ordinato..e il tempo recuperato lo uso scervellandomi su come usare evernote hehe

    • Rosario Rizzo 17/05/2014 at 15:59 - Reply

      Ciao Benito,
      se hai letto bene il mio articolo puoi notare come creare gerarchie, anche profonde, con i Tags.
      Se usi molti tags non vuol dire che elimini tutti i taccuini per averne solo uno !!!
      Io ne ho attualmente una quindicina, ma cerco sempre di disciplinarmi e di non crearne molti.
      Attualmente uso 700+ tags e due-tre volte all’anno faccio attività di “giardinaggio”, cioè dò una sfoltatina ai tags riorganizzando le note interessate e cancellando tags diventati inutili.
      Se usi bene i Titoli delle note inserendo ottime Keywords puoi fare a meno dei tags. Usando la ricerca “intitle:keyword1 intitle:keyword2 altro testo ” hai un sistema micidiale di information retrieval.
      Cosa ne pensi?

  4. benito 17/05/2014 at 23:29 - Reply

    Ciao Rosario,

    in effetti per ora tramite i titoli mi trovo bene, spero di non pentirmene in futuro, ma comunque credo che l’importanza di usare evernote stia nel ritrovare facilmente le cose, come non ha importanza 😀 Io per esempio ho 2 grandi stack Privato e Lavoro,dove ho parecchi sotto taccuini, (fatture(e ogni nota è di un fornitore di verso, formatto in righe, fattura e estratto conto pagato) ufficio paghe ( e ogni nota è : comunicazioni varie, buste paghe etc..).
    nel tuo corso si fa un ampio parlare di evernote?

  5. Rosario Rizzo 19/05/2014 at 14:24 - Reply

    Puoi vedere la synapsi del corso qui
    https://rinorizzo.com/corso-gtd-per-evernote-buy/

    La parte di Evernote è quella base per poter implementare bene il metodo GTD. Dall’elenco dei video su Evernote vedi che ce n’è abbastanza 🙂

  6. Marco 20/08/2014 at 16:30 - Reply

    Buongiorno Rosario

    e grazie davvero per i tuoi suggerimenti preziosissimi. Sono ormai due anni che uso Evernote ma da vero pasticcione… con Taccuini e Tags che sono cresciuti come la macchia mediterranea.. Ma ho sempre sentito l’esigenza di ordinare senza mai trovare la formula giusta. Questo articolo è stato illuminante. Ho creato Tags Gerarchici come da te suggerito e d’incanto… tutto è andato al proprio posto, non solo fisicamente, ma prima ancora risultava in ordine nella mia testa! Quindi G-R-A-Z-I-E!

    Ti chiedo ancora un suggerimento. Ho creato un taccuino FAMiglia e creato i vari Tags FAM.banca – FAM.docs.papa (mamma ecc). Ora facciamo il caso che voglia registrarmi i ristoranti della zona. Ho creato FAM.Ristoranti ma come suggerisci di gestire, ad esempio, le discriminanti: già provati, di pesce, carne, collina, mare, entro 10,30,50km. E’ meglio creare tanti tags quante sono le discriminanti (FAM..Ristoranti.Mare ecc.) o registrare tags singoli specifici da aggiungere all’uopo?

    Grazie e buon lavoro
    Marco

  7. Rosario Rizzo 23/08/2014 at 4:24 - Reply

    Ciao Marco,
    grazie del commento.
    Come ho scritto in coda all’articolo:
    “se scegliete di usare pochi taccuini ed un sistema di gerarchia di Tags come quella che utilizzo io, ricordatevi di studiarvela a tavolino prima di partire a taggare le note”.
    Se pianifichi in anticipo il tuo sistema di tag è preferibile per due motivi:
    1. crei una struttura gerarchica pianificata e, si spera, “pensata bene”
    2. quando assegni u tag Evernote ti aiuta proponendoti quelli disponibili man mano che scrivi
    3. in caso di amnesia totale sul tag da usare (ed hai paura di crearne uno nuovo), richiamando l’elenco dei tags di Evernote, inserisci nel campo ricerca un frammento del nome del tag e vedrai in tempo reale quali tag esistono già. Così eviti di creare doppioni e la tua struttura rimane consistente.

    Nel tuo caso creerei i seguenti tag:
    FAM.Ristoranti.10km
    FAM.Ristoranti.30km
    FAM.Ristoranti.50km
    FA;.Ristoranti.Carne
    FAM.Ristoranti.Pesce
    FAM.Ristoranti.SpecialitàLocali

    quando cerchi un ristorante entro 30 km e specializzato in piatti di pesce più cercare
    tag:FAM.Ristoranti.30km tag:FAM.Ristoranti.Pesce
    Dovrebbe funzionare bene

  8. Marco 29/08/2014 at 15:08 - Reply

    Grazie e 1000 Rosario per condividere le tue competenze. molto apprezzato.

  9. Francesco 18/09/2018 at 21:46 - Reply

    Buonasera Rosario,
    innanzitutto grazie per la guida. ne ho lette molte ma in poche battute sei riuscito a darmi davvero grandi spunti. Come hai scritto in uno dei tuoi articoli bisogna essere “KISS”.
    Vorrei chiederti alcuni consigli e alcuni spunti. Io vorrei utilizzare Evernote sopratutto come un grande archivio della mia vita privata e lavorativa.
    A questo punto mi consiglieresti di utilizzare 2 tag MACRO ad ex in FRA. ( le iniziali del mio nome ) per identificare l’ambito personale con WORK. per distinguere tutto quello che riguarda invece l’ambito lavorativo? Giusto a titolo esemplificativo potrei ad esempio utilizzare questi tag:
    FRA.Vodafone.Fatture.2018
    FRA.VisiteMediche.2018
    FRA.Amazon.Acquisti
    FRA.SitiInternet.Blog
    FRA.SitiInternet.Informatica
    LAV.NomeCliente.Fatture.2018
    LAV.NomeCliente.Contatti

    Ti ho scritto qualche esempio perchè vorrei avere qualche consiglio per capire se il mio approccio mentale è corretto oppure se sto sbagliando a impostare i tag in questo modo.
    Ed anche sull’anno conviene fare “Fra.Vodafone.Fatture2018” oppure “Fra.Vodafone.Fatture.2018” creando un tag apposito per l’anno?
    Ti ringrazio in anticipo
    Francesco

    • Rosario Rizzo 16/10/2018 at 7:16 - Reply

      Scusa Francesco per il ritardo nella risposta.
      La tua impostazione mi sembra ottimale, molto simile alla mia.
      Aggiungerei un Macto Tag “REF” (reference) con cui catalogare tutto quello che non é nella sfera personale o professionale.
      Mi riferisco a informazioni (pagine web, mail, telefonate, scansioni di documenti,…) in modo da creare una gerarchia.
      Ti faccio un esempio di alcuni usati dal sottoscritto:

      REF.Articoli.MicrosoftProject
      REF.Articoli.ProjectManagement
      REF.Video.VideoCLip
      REF.Video.Editing
      REF.Video.Software

      ecc. ecc. penso che renda bene l’idea.

      Negli ultimi anni ne ho creato un nuovo Macro Tag che mi sta dando ottimi risultati nella ricerca veloce di note archiviate.
      Si tratta di
      DOC.Appunti
      DOC.Immagini
      DOC.Presentazioni
      DOC.Contratti
      DOC.Garanzie
      ecc.

      utilissimo.

      Dal tuo tag Fra.Vodafone.Fatture.2018 toglierei il 2018 (in pratica conterebbe 6 note in un anno).
      A tal proposito utilizzo da più di dieci anni questo:

      Q1.18 (primo trimestre 2018)
      Q3.16 (terzo trimestre 2016)
      Q4.18 (quarto trimestre 2018)

      utilizzando questo tag per le note come bollette, ordini, fatture, scontrini, documenti per le tasse, ecc. delimiti ulteriormente il campo di ricerca delle note, soprattutto quando ne hai migliaia e archiviate da anni.

      Rosario

      • Francesco 16/10/2018 at 12:44 - Reply

        Non preoccuparti per il ritardo Rosario, ci mancherebbe.
        Ho iniziato solo ora ad avvicinarmi al mondo di evernote. Per cui spulcio qua e la per vedere se ci sono blog che possono affiancarmi nell’utilizzo di evernote.
        Per il momento sto usando i monotag per tutto anche se sto valutando altri metodi.
        Se può servire a qualcuno visto il mio utilizzo sto trovando soddisfacende il seguente metodo:
        come da te consigliato divido la sfera lavorativa da quella personale indicando rispettivamente all’inizio del tag “W” o “R”. I tag successivi sono una sorta di guida mentale. Per fare qualche sempio:
        R.DT.contratti.HelloBank
        R.DT.fatture.Vodafone
        R.DT.refertimedici.visitaoculistica
        in questo modo dopo la R. mi faccio la domanda che cosa sto taggando? un documento (D.T. Document Type) che tipo di documento? etc..
        Tutto quello che, secondo il mio ragionamento, non rientra nel “tipo di documento” lo taggo così:
        R.NT.configurazioni.pcfisso
        R.NT.info.indicazionistradali.roma
        R.NT.articoli.larepubblica
        R.NT.screenshot
        R.NT.idee
        in questo modo tutto ciò che non riguarda un documento specifico risponderà alla domanda: Che tipo di nota? (Note Type) … per il momento sto ragionando così….
        In effetti la mia preoccupazione è che magari, potrebbero venire fuori troppi tag con lo stesso argomento.
        EX: r.dt.fatture.mediaword.iphone6s \ r.dt.fatture.mediaword.lavatrice \ r.nt.configurazione.iphone6s \ r.nt.listadeidesideri.mediaword.macchinafotografica
        per cui per lo stesso argomento tipo “mediaword” o “iphone6s” creo più tag. Ho timore che questo possa crearmi qualche confusione in fase di ricerca. Per il momento non accade anche perchè ogni nota che creo è compresa di diverse keyword ma ho ancora poche note per cantar vittoria.
        Se ti va attendo un tuo secondo parere. Francesco

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