Parafrasando Shakespeare, riprendo il discorso sull’utilizzo dei Tags in Evernote avendone già in Uso dei Monotag con Evernote.

Sul web si fa un gran discutere se è meglio organizzare le note utilizzando pochissimi Taccuini o al contrario tanti e se usare pochi Tags o gestirne a gogò.

Per ambedue le scelte (pochi taccuini e molti tags contro tanti taccuini e meno tags) possiamo parlarne senza fine elencando i pro ed i contro delle due scelte.

Personalmente, dopo tanti anni e varie tipologie di organizzazione, ho fatto la mia scelta e la mantengo oramai da un tempo che definirei consolidato.

Ho scelto la prima soluzione: pochi Taccuini e MOLTI Tags.

Fermo subito chi mi dirà: Rino, ma così hai a che fare con centinaia di Tags e non ci capirai nulla, rischiando di duplicare lo stesso Tag o di dimenticarne il nome.

E’ una opposizione corretta, per carità. Ma se studiamo a tavolino le modalità di creazione e attribuzione dei Tags, possiamo fare in modo di minimizzare tali rischi.

Prima di presentarvi un esempio di Tassonomia  di Tags, vi riepilogo le regole che mi sono dato quando creo una nuova nota o catturo (invio) un contenuto al mio Evernote con il Web Clipper o attraverso una mail.

  1. Prima regola: MAI creare una Nota senza almeno un Tag
  2. Seconda Regola: utilizzare un massimo di 5 Tags (tranne qualche eccezione)
  3. Terza Regola: se possibile aggiungere un commento al contenuto della nota ricco di Keywords su cui fare successivamente una ricerca e ritrovare la nota velocemente
  4. Quarta Regola: Utilizzare SEMPRE un Tag Gerarchico (vediamo subito cosa è)
Mi sono accorto che se sono disciplinato (e di solito lo sono) nel seguire queste semplici regole, i risultati delle ricerche fatte con Evernote sulle migliaia di note che ho nel mio account, sono velocissime ed efficaci. Del resto, se non riusciamo a trovare subito, ed in fretta, tutto quello che abbiamo messo in Evernote (Ricorda qualunque cosa – Remember Everything, è il motto di Evernote), a che cosa ci serve un tale potente strumento di archiviazione?
Sulle prime tre regole penso che non ci sia nulla da aggiungere.
Voglio approfondire, invece, il concetto di Tag Gerarchico.
Ricordiamo però che Evernote non gestisce gerarchie di Tags, quindi dobbiamo fare in modo di simulare la gerarchia che ci serve.
Per farlo sfruttiamo la funzionalità che ci offre Evernote quando assegnamo un tag ad una nota, e cioè il suggerimento incrementale di tags già esistenti. Man mano che cominciamo a scrivere il nome del tag, Evernote ci suggerisce via via il tag che stiamo cercando (se esiste, naturalmente).
Esempio d’obbligo.
Se abbiamo già creato i seguenti Tags:
MKT.Idea
MKT.Promozione
MKT.Pubblicazione.WhitePaper
MKT.Pubblicazione.eBook
MKT.Pubblicazione.Libro
MKT.LandingPage
se cominciamo a scrivere come nome del tag “MKT”, (che io definisco “Primario” o di Macro-Categoria) prima ancora di inserire il “punto”, Evernote ci visualizza un elenco di Tag esattamente come nella lista precedente (con ordinamento alfabetico crescente).
Basta continuare ad aggiungere ancora qualche carattere e la lista viene filtrata ulteriormente fino a suggerire pochi tags (o magari non trovarne nessuno ed in questo caso ne stiamo creando uno nuovo).
Se vogliamo assegnare il tag MKT.Pubblicazione.Libro, nel momento in cui abbiamo inserito i seguenti caratteri “MKT.P” Evernote ci suggerirà i tre elementi

MKT.Pubblicazione.WhitePaper

MKT.Pubblicazione.eBook

MKT.Pubblicazione.Libro

e quindi cliccare con il mouse l’elemento che cerchiamo.

Semplice, no?
 

 
Ricorda: la ricerca incrementale dei Tags funziona anche nelle versioni Mobile di Evernote. 
 
Io trovo questo meccanismo estremamente utile, e avendo creato una Tassonomia di Tags adatta alle mie esigenze, NON DIMENTICO mai quale Tag devo usare.
Se mi imbatto in una pagina Web di un sito di Marketing, già questo mi suggerisce mentalmente che il Tag Primario è “MKT”.
Nella mia codifica, tutti i Tag Primari sono lunghi tre caratteri (MKT, CON, COM, CLI, FOR, REF, PRJ,… a voi il compito di indovinare cosa significano questi Tag Primari 🙂 ).
 
Adesso vi introduco il significato del Tag Secondario che differenzia ulteriormente la gerarchia dei Tags. La lunghezza di questo sotto-tag non è limitata a a soli tre caratteri ma può essere lunga a piacere.
Utilizzo questo sotto-tag per implementare un Archivio di Reference (richiesto dal metodo GTD: Getting Things Done) di cui sono un appassionato fan e potete trovare utile materiale in questo blog. Anche un mio corso online di GTD con Evernote, tanto per pubblicizzare un mio lavoro. .
Se vi faccio un paio di esempi vi sarà più chiaro cosa intendo dire.
 
REF.MSP2010.Risorse
REF.MSP2010.Blogs
REF.MSP2010.Libri
 
REF.eLearning.Materiale
REF.eLearning.Blogs
REF.eLearning.Software.Web
REF.eLearning.Software.Authoring
REF.eLearning.Software.LMS
REF.eLearning.Software.SCORM
REF.eLearning.Corsi
REF.eLearning.MOOC
 
REF.Amazon.Acquisti
REF.Amazon.Ricevute
REF.Amazon.Desideri
 
Il Tag Primario “REF” è quello che potenzialmente può “esplodere” in centinaia di variazioni diverse. Il consiglio che vi dò è di porre attenzione al Tag Secondario, che è quello che fa veramente la differenza.
 
Per ultimo voglio suggerirvi i seguenti Tag Primari (avete indovinato l’elenco di prima?).
 
CLI = Clienti  es: CLI.ESPM, CLI.FiatSpa, CLI.CRMGuru
FOR =  Fornitori  es:  FOR.Vodafone.Contratti, FOR.Vodafone.Fatture
PRJ = Progetti es:   PRJ.eBook.MSP2010.ENG, PRJ.eBook.MSP2010.ITA, PRJ.eBook.MSP2010.ESP questo tag addirittura a 4 livelli di gerarchia.
 
Per chiudere, se scegliete di usare pochi taccuini ed un sistema di gerarchia di Tags come quella che utilizzo io, ricordatevi di studiarvela a tavolino prima di partire a taggare le note.
Buona pratica:  non usare più di una dozzina di Tags Primari (Macro Categorie).
Buona pratica: periodicamente, una o due volte all’anno, fate come me. Armatevi di pazienza e fate un’operazione di “tag gardening”, in pratica una pulizia dei Tags poco usati o doppioni, riassegnando le note ai Tags corretti, rinominare tags inconsistenti o con una o poche Note.
 
Chiudo con una domanda invitandovi ad inserie un commento: in quale modo io “taggo” le note che si riferiscono ad una persona, cioè ad un Contatto?