Tutti coloro che conoscono Evernote lo apprezzano per la sua potenza e flessibilità.

In questo articolo voglio suggerire u scelse lana modalità di utilizzo di Evernote semplice ed efficace, che tutti coloro che lavorano su attività di progetto o di commessa, possono utilizzare.

Sto parlando della consuntivazione (Timesheet) delle ore lavorate su attività di progetto.

Tutti coloro che hanno bisogno di tenere traccia delle proprie attività giornaliere, utilizzano uno strumento che tecnicamente si chiama Timesheet, che deve e clamorosossere compilato quotidianamente e presentato a fine settimana al proprio responsabile o al cliente per giustificare quanto tempo stato dedicato su una attività lavorativa.

Mi rivolgo in particolare ai freelance e a coloro che non dispongono di un sistema informatico di inserimento delle ore lavorate.

Adesso vediamo i passi per implementare una funzionalità di Timesheet con la mail ed Evernote.

Evernote ci dà la possibilità di creare una nuova nota semplicemente inviando al nostro account una e-mail.

Ogni account di Evernote possiede un indirizzo di mail e possiamo trovarlo velocemente in questo modo:

Windows:

Dal menu Strumenti scegliere la voce Informazioni account…

verrà visualizzata la finestra seguente:

Opzioni evernote

Mac:

Basta andare su Preferenze e verrà visualizzata la seguente finestra:

Informazioni sull'account di Evernote

 

Inviando una mail all’indirizzo che Evernote  ci assegna nel momento in cui creiamo il nostro account,  verrà creata una nota con il titolo uguale al soggetto della   e-mail.

Se inviamo una nuova  e-mail a Evernote  con lo stesso soggetto della  prima e-mail e  aggiungiamo il segno più (+) dopo uno spazio, Evernote  non creerà una nuova  e-mail, ma  aggiungerà in coda al contenuto della nota con lo stesso soggetto, il testo e/o immagini della  e-mail che stiamo inviando.

Vediamo l’invio (con GMAIL) della prima mail che servirà a creare la nota in Evernote.

Creazione della nota

 

il risultato in Evernote, dopo la sincronizzazione con il server sarà:

Nota creata con la prima mail

Proviamo adesso ad inviare (nell’esempio con GMAIL) una consuntivazione con la seguente mail

Invio consuntivazione 

notare il segno “+” separato da uno spazio con LO STESSO SOGGETTO della mail precedente

Il risultato in Evernote, dopo la sincronizzazione, sarà:

 

Timesheet aggiornato

 

E’ tutto.

Questo metodo è molto semplice e comodo da applicare anche per chi utilizza spesso la versione mobile di Evernote.

inviare una consuntivazione dal telefonino o dal Tablet è immediato e semplice. Anzi, è probabile che questo tipo di utilizzo di Evernote avvenga proprio dai dispositivi mobile.

Nota:  è importante inserire ogni volta il soggetto della mail in modo ESATTO. Basta una maiuscola o uno spazio di troppo che Evernote crea una nuova nota e non appende il contenuto come volevamo. Poco male, tutto sommato. Troveremo la nuova mail creata nel taccuino di default e sistemeremo il tutto a mano.

Ancora una nota:

Se vogliamo gestire UNA SOLA NOTA al mese per raccogliere TUTTE le consuntivazioni, possiamo fare così:

 

Soggetto delle mail inviate ad Evernote:        Timesheet febbraio +

Esempio di contenuto di mail:

XYZ 14/02/2014 Analisi dei requisiti 2h

XYZ 14/02/2014 Revisione codifiche WBS di progetto 2h

MyProject 14/02/2014 Impostazione ambiente di sviluppo e documentazione 4h

in questo modo abbiamo consuntivato tre attività dello stesso giorno  di due progetti diversi. Semplice no?

Che ne pensate?