Comincio questo articolo con la definizione di un “Progetto GTD”:

Un progetto è qualsiasi cosa che richieda almeno due attività.

Il metodo GTD richiede di creare una cartella (cartacea o digitale) per ogni progetto che battezziamo.

Se ti faccio una domanda diretta, rispondi con sincerità?

Bene, la domanda è questa:

Hai un elenco di progetti che hai in corso? E se sì, dove tieni questo elenco?

Faccio questa domanda a tutte le persone che partecipano ai miei corsi e alle persone che seguo come Coach nell’implementazione del loro sistema GTD.

Le risposte sono molto spesso sconsolanti:

  1. Molti questo elenco non ce l’hanno
  2. Alcuni ne hanno un pezzo sul PC ed un pezzo su un’agenda o un quaderno
  3. Qualcuno si affida al proprio capo nella gestione dei propri progetti
  4. Qualcuno mischia progetti ed attività
  5. Qualcuno in certi periodi lo tiene ed in altri no

e così via.

Eppure, uno dei primi passi per poter gestire con un minimo di ordine ed efficacia il proprio sistema organizzativo, è proprio avere aggiornata una lista dei propri progetti GTD e le liste di attività da completare.

Ci va così poco tutto sommato a farlo. Ecco uno schema che può esservi utile per gestire in Evernote l’elenco dei progetti GTD che avete in piedi.

Lo schema che ti consiglio di seguire è il seguente:

  1. Crea una Master Note “Scheda Progetto” per ogni progetto che devi o vorresti fare. In questa nota inserisci le informazioni essenziali che riguardano il progetto (Titolo, Data Inizio e Fine previsti, Cliente, Contatti, una descrizione accurata, ecc). E’ meglio utilizzare un modello di nota già impostato in modo da non riscoprire l’acqua calda ogni volta che battezzi un progetto
  2. Taggare la Scheda Progetto con almeno il nome del progetto. Io uso sempre un carattere di prefisso “.” (il punto) prima del nome del progetto
  3. Creare una sezione “Riferimenti” in cui inserire i Collegamenti ad altre note di dettaglio che riguardano il progetto. Ricordo che ogni nota ha un proprio indirizzo univoco che può essere “incollato” all’interno di un’altra nota

Quelli descritti sono i passi da fare PER OGNI PROGETTO.

 

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Quello che dovete fare in più è di creare una nota e titolarla “Elenco Progetti”. Taggarla con “.Progetti” ad esempio.

All’interno di questa nota potete inserire sotto forma di Collegamento Nota tutti i collegamenti alle Schede Progetto che hai creato.

In pratica questa nota diventa un Indice dei tuoi progetti.

Ho già scritto cosa sono e come si usano i collegamenti note.

Puoi scaricare la Master Note “Scheda Progetto” che ho condiviso.

Come ulteriore perfezionamento potete inserire quattro sezioni nella nota “Elenco Progetti” come i seguenti:

  1. Progetti Attivi
  2. Progetti Completati
  3. Progetti Sospesi
  4. Progetti che vorrei fare

ed inserire all’interno delle sezioni i collegamenti alle note Scheda Progetto dei singoli progetti.

 

Elenco progetti GTD con Evernote

 

E Tu, utilizzi un sistema semplice ma che funziona per tenere aggiornato l’elenco dei progetti GTD?