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Come gestire l’elenco di Progetti GTD con Evernote

Comincio questo articolo con la definizione di un “Progetto GTD”:

Un progetto è qualsiasi cosa che richieda almeno due attività.

Il metodo GTD richiede di creare una cartella (cartacea o digitale) per ogni progetto che battezziamo.

Se ti faccio una domanda diretta, rispondi con sincerità?

Bene, la domanda è questa:

Hai un elenco di progetti che hai in corso? E se sì, dove tieni questo elenco?

Faccio questa domanda a tutte le persone che partecipano ai miei corsi e alle persone che seguo come Coach nell’implementazione del loro sistema GTD.

Le risposte sono molto spesso sconsolanti:

  1. Molti questo elenco non ce l’hanno
  2. Alcuni ne hanno un pezzo sul PC ed un pezzo su un’agenda o un quaderno
  3. Qualcuno si affida al proprio capo nella gestione dei propri progetti
  4. Qualcuno mischia progetti ed attività
  5. Qualcuno in certi periodi lo tiene ed in altri no

e così via.

Eppure, uno dei primi passi per poter gestire con un minimo di ordine ed efficacia il proprio sistema organizzativo, è proprio avere aggiornata una lista dei propri progetti GTD e le liste di attività da completare.

Ci va così poco tutto sommato a farlo. Ecco uno schema che può esservi utile per gestire in Evernote l’elenco dei progetti GTD che avete in piedi.

Lo schema che ti consiglio di seguire è il seguente:

  1. Crea una Master Note “Scheda Progetto” per ogni progetto che devi o vorresti fare. In questa nota inserisci le informazioni essenziali che riguardano il progetto (Titolo, Data Inizio e Fine previsti, Cliente, Contatti, una descrizione accurata, ecc). E’ meglio utilizzare un modello di nota già impostato in modo da non riscoprire l’acqua calda ogni volta che battezzi un progetto
  2. Taggare la Scheda Progetto con almeno il nome del progetto. Io uso sempre un carattere di prefisso “.” (il punto) prima del nome del progetto
  3. Creare una sezione “Riferimenti” in cui inserire i Collegamenti ad altre note di dettaglio che riguardano il progetto. Ricordo che ogni nota ha un proprio indirizzo univoco che può essere “incollato” all’interno di un’altra nota

Quelli descritti sono i passi da fare PER OGNI PROGETTO.

 

image

 

Quello che dovete fare in più è di creare una nota e titolarla “Elenco Progetti”. Taggarla con “.Progetti” ad esempio.

All’interno di questa nota potete inserire sotto forma di Collegamento Nota tutti i collegamenti alle Schede Progetto che hai creato.

In pratica questa nota diventa un Indice dei tuoi progetti.

Ho già scritto cosa sono e come si usano i collegamenti note.

Puoi scaricare la Master Note “Scheda Progetto” che ho condiviso.

Come ulteriore perfezionamento potete inserire quattro sezioni nella nota “Elenco Progetti” come i seguenti:

  1. Progetti Attivi
  2. Progetti Completati
  3. Progetti Sospesi
  4. Progetti che vorrei fare

ed inserire all’interno delle sezioni i collegamenti alle note Scheda Progetto dei singoli progetti.

 

Elenco progetti GTD con Evernote

 

E Tu, utilizzi un sistema semplice ma che funziona per tenere aggiornato l’elenco dei progetti GTD?

About the Author:

Mi sono sempre occupato di Software e di Project Management. Svolgo un’intensa attività di formazione e di consulenza e sono specializzato sulla piattaforma Microsoft Project e sugli strumenti di collaborazione nei lavoro di progetto. Posso esserti di aiuto nell'implementazione di un sistema Multi-Progetto e più Project Managers con MS Project che funziona, nel vero senso della parola. Sono certificato PMP del Project Management Institute, Prince2, ISIPM-Av e MCTS Gestire Progetti con Microsoft Project,

9 Comments

  1. loriswave 09/09/2013 at 11:19 - Reply

    Il mio elenco progetti è dinamico, fatto non con una nota ma tramite i promemoria di Evernote, in questo modo ho un elenco di tutti i progetti, ma anche dei soli progetti attivi, conclusi, sospesi o rimandati a più tardi. Inoltre i promemoria permettono di essere ordinati a piacimento è perciò si mantiene un ordine dei progetti nelle varie liste.

    Volevo ringraziarti perché come base della scheda progetti uso il tuo template, anche se l’ho modificato in modo da avere in testa alcune informazioni per me essenziali:
    1. Obbiettivo
    2. Next Step
    3. Log
    4. Done
    5. Link
    Tutto il resto è in coda e il più delle volte non lo compilo.

    • Rosario Rizzo 10/09/2013 at 9:15 - Reply

      Loris,
      perchè non condividi in un taccuino Public il/i tuoi modelli di note?
      Personalmente adatto i miei quando trovo degli spunti interessanti in quelli creati da altri.
      Anzi, a livello del Evernote Italia User Group in LinkedIn, potremmo condividere un raccolta di modelli di Note.

      Riguardo ai promemoria sulle note, io ne faccio un uso relativamente modesto da quando ho cominciato un cammino personale per:
      1. Minimizzare la Procrastinazione
      2. Eliminare il Multitasking
      3. Focalizzarmi sulle cose (progetti) più importanti e necessari
      4. Eliminazione delle fonti di interruzione e disturbo
      con questo voglio dire che mi sto imponendo un’autodisciplina per fare meno cose e farle meglio.
      Questo ha anche dei riflessi sul mio sistema organizzativo e quindi su Evernote su cui si basa per il centopercento.

      Rosario

  2. Massimo 09/09/2013 at 19:38 - Reply

    Ciao Rino,
    io agisco così.
    Ogni todo è marcato da un tag che può essere ..h o ..w a seconda che sia relativo alla sfera privata o alla sfera lavorativa. Tutti i tag contenitore iniziano per un punto.
    Ordinando la colonna TAG ho tutti i miei progetti attivi separati tra casa e lavoro in sequenza…a seguire i contenitori non attivi.
    Ho provato quello che consigli tu in passato ma non mi sono trovato mai bene.

    A presto

    • Rosario Rizzo 10/09/2013 at 9:08 - Reply

      Massimo,
      ognuno di noi ha esigenze e forma mentis propria.
      Il bello di Evernote è che, non fornendo soluzioni precostituite di configurazioni e settaggi, permette di crearsi il proprio sistema organizzativo.
      Aspetto un nuovo post da leggere sul tuo blog 🙂

      • Massimo 14/09/2013 at 20:15 - Reply

        Caro Rino,
        hai perfettamente ragione…è il vantaggio dei sistemi aperti..quelli che fanno crescere veramente gli utenti che si impegnano nello sperimentare. 🙂
        A presto

  3. Alessandro 11/09/2013 at 23:33 - Reply

    Ciao Rosario,

    articolo interessante, ho una domanda dove metti la nota con l’elenco dei progetti?

    Proposta, potresti postare un esempio completo di gestione progetti con evernote.

    Saluti

  4. Massimo 15/09/2013 at 10:53 - Reply

    Caro Rino,
    hai perfettamente ragione.
    E’ il vantaggio dei software aperti…spingono gli utenti a sperimentare.
    🙂

  5. Alessio 22/09/2013 at 11:09 - Reply

    Ciao a tutti, come già sa Rino, al quale ho scritto in privato, la mia grande difficoltà è dovuta al limite fisico di allegati che supporta EN (anche in versione Premium non hai più di 1 GB/mese) che mi impedisce la trasmigrazione totale dei file presenti sul Mac verso il cloud di EN.. cosa che invece accade con Dropbox. Il fatto quindi, di dover decidere cosa far rimanere sul Mac e cosa cancellare dal Mac per farla esistere solo su EN (e il database interno del Mac ovviamente) mi crea svariati problemi. La struttura della cartella Lavoro che ho sul mio hard disk è più o meno nidificata:
    – Certificazioni energetiche
    — Via xxxx
    — Via yyyy
    – Consulenze condominiali
    — Via Pinco Pallo
    — Foto
    — Documenti di cantiere
    — Contabilità di cantiere
    — Analisi offerte economiche
    — Comunicazioni IN/OUT
    — Via Rossi
    — Via Verdi
    – Consulenze tecniche (CTP)
    – Iniziative immobiliari
    – …..

    Se ogni cartella venisse assimilata ad un TAG si potrebbe, in linea teorica, ricreare perfettamente l’albero di cartelle nidificate all’interno del quale inserire i vari allegati. Se ciò non è possibile, come posso gestire efficacemente tutte queste informazioni con EN?

    L’idea è quella di tagliare completamente il notebook “ARCHIVIO” o i TAG “Reference”, o comunque tutto ciò che sia legato ad un archivio di allegati (delegandolo al computer che fa da “secchio”) e gestire solo le attività con i suoi contesti WHERE (@computer, @cantiere, @phone… ) WHO (amministratore di via Rossi, impresa edile Pinca Palla, ecc.) WHAT (fare lo stato di avanzamento lavori, spedire notifica preliminare) WHEN (daily, week, someday, etc), andando ad aiutare il settore Email (che è davvero un cavallo a briglie sciolte!) che ne gioverebbe (fatico tantissimo a trovare email che rispondano a vari requisiti incrociati con la sola funzione Spotlight del Mac).

    Certo, l’idea dell’ufficio smaterializzato e del computer senza più directory, con tutti i file messi insieme senza apparente ordine, ed uno scatolone in casa contenente mucchi di fogli anche qui apparentemente buttati lì senza un ordine preciso (che in realtà esisterebbe e come) mi attirerebbe non poco.. La fatica che si fa solo per dare ordine fisico alle cose è già un qualcosa che logora e fa perdere un sacco di tempo.. Pensiamo a quanto sarebbe più comodo un grosso archivio fisico (tipo IKEA) con i cassetti ordinati per data iniziale e data finale, contenenti fogli e documenti riconoscibili solo da una data di scansione scritta a penna e un computer senza subdirectory (solo con il DESKTOP utilizzato come trampolino di lancio!!!)
    Purtroppo credo sia ancora impossibile da realizzare. Il giorno in cui EN concederà ai Premium un spazio di almeno 100 GB (non mensili ma annuali), si creerà un nuovo rivoluzionario modo di fare GTD.
    Ciao a tutti
    Alessio

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