Determinare la priorità nel Time Management è tra le cose più importanti per eliminare le perdite di tempo. Tuttavia, molte persone hanno difficoltà a determinare quali attività sono più importanti da fare nella giornata e come queste devono essere selezionate.

Naturalmente, questa caratteristica varia da persona a persona.

Massima prioritò

Analisi delle attività

Prima di tutto dobbiamo sapere da dove arrivano le priorità.

Se il nostro  carico di lavoro è generato soprattutto dalla posta elettronica, allora probabilmente la prima attività da fare è proprio quella di leggere la mail, comprenderne il contenuto e quindi aggiungere l’attività scaturita dalla mail alla lista delle cose da fare. Se adottiamo il metodo GTD (Getting Things Done), allora può aiutarci qui la regola dei due minuti. Questa consiglia di fare subito l’attività richiesta dalla mail se il tempo di esecuzione è inferiore ai due minuti. Se è così, facciamola e non pensiamoci più.

Se le attività quotidiane prevedono scadenze stringenti, il passo successivo è una veloce verifica e riepilogo mentale di quello che deve essere fatto nella giornata.

Check List

Un altro passo da fare è quello di verificare se esistono attività che si ripetono tutti i giorni (di routine). In questo caso è molto utile creare una lista di cose da fare.

In pratica è meglio definire una check list che ci aiuterà ad avere una guida (e perché no, un grillo parlante sulla spalla) per il completamento del maggior numero di attività nella giornata. Anche le informazioni a supporto di queste attività possono essere gestite agevolmente insieme, facendoci risparmiare un sacco di tempo.

Sorgenti di stress

Categorie di attività

Proviamo ancora a prioritizzare le attività in categorie, cioè:

  1. Attività da fare ogni giorno che siano fondamentali per il successo professionale o nella vita privata
  2. Attività che richiedono ogni giorno parecchio tempo per essere eseguite
  3. Attività quotidiane che possono essere eseguite velocemente
  4. Attività quotidiane che richiedono concentrazione ed energia mentale

Quando abbiamo completato la lista, a questo punto possiamo dire di avere messo in piedi un sistema organizzativo e concentrarsi su questa lista per completare le nostre attività quotidiane.

Quando un’attività è completata, che sia unica, di routine, o appartenente alla lista di quelle quotidiane, bisogna toglierla dalla lista. Perché è importante toglierle dall’elenco?

Per prima cosa, visto che l’abbiamo completata, non sta più nella lista, altrimenti ogni volta che la scorriamo ci torna in mente stressandoci. In secondo luogo rappresenta una prova evidente che stiamo lavorando con profitto ed avremo una sensazione positiva vedendo che la lista si accorcia rimanendo solo le delle cose ancora da fare. E la nostra motivazione ad andare avanti cresce.

Per finire, eliminando l’attività dalla lista delle cose da fare, avremo l’assicurazione che non stiamo dimenticando nulla. Riusciremo ad avere la Mente Limpida come l’Acqua (Mind Like Water), per dirla alla David Allen nel metodo GTD.

Rimangono molte altre cose da fare e da ricordare. Dobbiamo fare ancora telefonate, scrivere emails se richiedono  una risposta in giornata, e così via.

Esistono persone che hanno a che fare ogni giorno sempre con lo stesso tipo di attività, mentre alter cambiano ogni giorno. La chiave per avere successo nella gestione delle proprie attività lavorative o personali, sta dunque in:

  1. Dare le giuste priorità alle attività
  2. Organizzarsi in modo opportuno affinché abbiamo sempre chiaro quello che dobbiamo fare
  3. Completare le cose nel tempo assegnatoci e soddisfare le scadenze

Sembra facile, no?

E tu, come scegli le attività da fare?