La priorità nella gestione del tempo.

Il Time Management è una delle competenze più importanti che ogni professional o studente deve padroneggiare per avere successo con minore stress e senza errori. La gestione del tempo comincia con l’assegnare le giuste priorità a tutte le cose che dobbiamo fare. Possiamo chiamare questa operazione come prioritizzazione delle attività.

Determinare quali attività hanno una priorità con scadenze restrittive, quali attività consumeranno la maggior parte del del tempo e quali possono essere messe in secondo piano, costituiscono il primo passo nella corretta gestione del tempo.

Quando si tratta di prioritizzare le attività, la corretta determinazione delle attività più importanti ed urgenti faranno la differenza nella gestione del tempo. Molte attività sono presenti nella lista delle cose da fare, e molte non dovrebbero esserci affatto (qualcuno ce le ha assegnate o non siamo stati capaci di dire di no). Se non riusciamo ad assegnare le giuste priorità alle cose da fare, stiamo compromettendo la nostra produttività ed efficacia.

Quando un’attività finisce nella lista delle cose a cui dare una priorità, questa ci richiederà attenzione ed energia distogliendoci da quelle che sono più importanti o più critiche.Essere sicuri  che abbiamo un’idea precisa delle nostre priorità, garantirà che si sta gestendo il nostro tempo correttamente.

Valutiamo la lista delle cose da fare e trasferiamo quelle meno prioritarie in un’altra colonna (o lista). Conoscere le corrette priorità ci aiuterà a definire una matrice per le attività urgenti che devono essere affrontate immediatamente.

Priorità

Quando si hanno le corrette priorità, occorre assicurarsi di avere le necessarie energie e risorse per completare ogni attività. Se per eseguire un’attività c’è bisogno di tempo per concentrarsi bisogna fare in modo di eliminare tutte le distrazioni ed interruzioni.

Se un’attività comprende di effettuare una serie di:

  1. Telefonate da fare

  2. Mail da leggere e rispondere

  3. Nateriale da inserire su un sistema informativo aziendale

  4. Generare e spedire diverse fatture

  5. Inviare fax e ordini

è meglio prepararsi in modo da fare queste attività in serie (batch) e non passare da un tipo ad un altro e cercare di fare tutto in multitasking. E’ una pia illusione quella di fare più attività in parallelo ed illudersi di essere più produttivi.

La gestione del tempo è una competenza che si acquisisce con il tempo e l’applicazione, e mentre alcune persone sono portate in modo naturale a pianificarse il proprio tempo, per il resto delle persone, imparare a destreggiarsi tra molte attività in spazi di tempo limitati è una lotta che si vince con il tempo.

Le persone che hanno avuto successo nel lavoro e nella vita, hanno imparato che la giusta priorità fa la differenza nella gestione di successo del proprio tempo.