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L’uso dei Monotag per classificare le Note di Evernote

Questo è un guest post scritto da Massimo Montanari su una modalità di codificare le Note di Evernote molto particolare.Lascio a voi giudicare se è un ottimo modo di usare i tags con Evernote. Un grazie a Massimo per il suo contributo.

Possiedo un unico taccuino contenente circa 2200 note e 300 tag, solo 5 dei quali ricorrenti e utilizzati per la gestione dei progetti. Ho sempre pensato che un solo taccuino sia sufficiente se è sufficientemente sviluppata la gestione tramite i tag, vero punto di forza di Evernote.

La logica di approccio che seguo quando archivio del materiale in Evernote è sostanzialmente semplice. Ogni nota è identificata nel suo contenuto da UN solo tag. Fanno eccezione i tag relativi alla gestione dei progetti, gli unici che possono sommarsi al tag proprietario della nota.

Il concetto del monotag

Non sono mai riuscito a gestire una nota utilizzando molti tag. Non capisco, ad esempio, come non ci si dimentichi dei tag che debbono comparire, soprattutto se sono molti e non si utilizzano spesso.

Da qui l’idea di accorpare tutte le informazioni in un solo tag che sia esplicativo tanto quanto vari tag. Possiedo tre macro contesti identificati con “w”, “h” e “r”: work, home e reference. Un tag come “w.AZIENDA.SETTORE.SOFTWARE.problema distinta accessori” assegna il campo di applicazione della nota: “w” identifica uno dei macro contesti (l’area lavoro), “AZIENDA” identifica l’azienda di riferimento per quella nota o progetto, e via così. Il solo elenco alfabetico dei tag mi permette di avere una visione completa delle note e di discriminare in base al mio interesse di quel momento. Vale a dire che tutti i tag che iniziano per “w.” identificano l’area lavorativa, tutti i tags che iniziano per “w.AZIENDA” identificano il mio lavoro per quell’azienda specifica, e così via.

Chiaramente tale approccio vale anche per i reference. Un tag come r.CAM.giri.ALSAZIA, identifica l’area reference “r”, sottoarea CAMPER “CAM”, ecc. Quindi tutti i tag che iniziano per “r.CAM.giri” identificano tutte le note che costituiscono il mio database di viaggi o possibili tali.

I vantaggi di questo sistema sono, a mio parere, molteplici.

In primo luogo, grazie alla funzione di auto completamento durante l’applicazione del tag sono guidato nell’assegnazione. Digitando una delle tre lettere relative ai macro contesti, sono automaticamente portato nel macro contesto corretto con ulteriori possibilità di scelta se ho già taggato un progetto o una reference specifica.

In secondo luogo, ho un elenco alfabetico automatico di tutti i miei progetti, sottoprogetti e reference.

Infine, non ho più la necessità di ricorrere alle ricerche salvate. Esse soffrono del fatto che, cambiando i tag, la ricerca non ha più valore. Con i monotag è più semplice ricercare iniziando a digitare il nome del tag oppure scorrendo manualmente la lista tag.

Per aiutarmi nella gestione dei tag utilizzo, seppur sempre meno preferendo la visione alfabetica, i tag nidificati che non contengono mai note, ma sono utilizzati solo per accorpare altre note; sostanzialmente il concetto delle directory e sotto directory. Il tag padre inizia sempre per “x_” seguito da una specifica: “x_ACTIVE_HOME”, ad esempio, identifica tutti i progetti attivi del macro contesto HOME. Utilizzo la “x_” iniziale per fare in modo che alfabeticamente essi siano messi in fondo a qualunque lista di tags (utile nel caso di utilizzo di Evernote su iPad che non gestisce i tag nidificati) evitandomene la vista durante la scelta dei tag. Utilizzo comunque tale sistema lo stretto necessario non essendo possibile modificarlo lavorando sui tablet.

Nota a margine…questo breve articolo l’ho scritto, ovviamente, utilizzando Evernote.

 

Massimo Montanari

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By |2016-10-14T20:09:31+00:0026/11/2012|Evernote|3 Comments

About the Author:

Mi sono sempre occupato di Software e di Project Management. Svolgo un’intensa attività di formazione e di consulenza e sono specializzato sulla piattaforma Microsoft Project e sugli strumenti di collaborazione nei lavoro di progetto. Posso esserti di aiuto nell'implementazione di un sistema Multi-Progetto e più Project Managers con MS Project che funziona, nel vero senso della parola. Sono certificato PMP del Project Management Institute, Prince2, ISIPM-Av e MCTS Gestire Progetti con Microsoft Project,

3 Comments

  1. Giovanni DP 29/11/2012 at 14:01 - Reply

    Ho apprezzato molto il tuo suggerimento su come usare i tag (che peraltro non avevo usato per niente finora); non capisco prò se ci sono dei particolari impedimenti ad usare dei tag nidificati (seguendo il tuo schema avrei un tag P dentro cui mettere ad es, p:Idee, P.Assicurazioni, P.Fatture, etc) agganciando ad ognuno di questi tag una o più note, invece di avere un elenco molto lungo (nella parte sinistra dello schermo) con decine e decine di tag perfettamente allineati.
    Grazie fin d’ora per la risposta

    • Massimo 01/09/2013 at 13:11 - Reply

      Ciao e scusami per il ritardo nella risposta….probabilmente non ho notato l’avviso della tua risposta! 🙁
      Ho aggiornato il concetto di monotag…come del resto il mio utilizzo di Evernote in ambito GTD.
      Sul mio blog, appena avviato, ho inserito un articolo in merito
      Attendo tuoi commenti! 🙂

  2. La codifica delle note in EVERNOTE per gestire la mia vita digitale - condividere per crescere 13/10/2014 at 17:55 - Reply

    […] post pubblicato quasi due anni fa sull’ottimo blog di Rino Rizzo (dedicato agli strumenti per […]

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