Ricorda ogni cosa, è lo slogan di Evernote.

E possiamo usare Evernote anche per archiviare i biglietti da visita che a volte non sappiano dove mettere ma, soprattutto, è difficile trovare velocemente.

Qualcuno potrà dirmi che esistono i raccoglitori appositi (quelli con le bustine di plastica trasparenti) ed anche io ne ho un paio. Li odio perché, se inserisci i biglietti da visita ordinati alfabeticamente, quando ne devi aggiungere uno nuovo, sei costretto a tirarne fuori una serie e rimetterli dentro per fare posto al nuovo.

Per anni ho anche usato le scatoline di cartone, inserendo i biglietti in ordine alfabetico ed etichettando le scatole con A-L e M-Z in modo da gestirli al meglio. Se ti serve, però, un numero di telefono al volo e sei fuori ufficio (o casa) niente da fare, non hai possibilità di trovarlo.

A questo punto interviene Evernote e la sua funzionalità OCR di riconoscimento del testo dalle immagini scannerizzate (o scansionate?). E’ facile e molto comodo scansionare una volta per tutte (ci vuole un pò di pazienza) le pile di biglietti da visita che ci trasciniamo da vent’anni a questa parte (magari è il momento giusto di fare un pò di pulizia e buttare via quelli che non interessano più o sappiamo che la persona ha cambiato azienda).

Fatto il grosso del lavoro, successivamente sarà  questione di pochi minuti scannerizzare o biglietti che man mano accumuliamo. Io uso ovviamente Evernote per archiviare i biglietti e lo scanner Fujitsu SnapScan S1300 di cui ho già parlato in questo blog.

 

 

Come organizzare le business cards in Evernote La semplicità di gestione è la cosa fondamentale, visto che Evernote fa il grosso del lavoro al posto nostro con il riconoscimento OCR. Non dobbiamo fare nulla a livello di informazioni del biglietto da visita archiviato (basterà cercare il nome dell’azienda o della persona che cerchiamo). Io utilizzo solo un Tag specifico per identificare le note contenenti un biglietto da visita ed è “vCard”. Tutto qui, semplice ed efficace. Per completezza di informazione esistono vari software per Windows e Mac che permettono la scansione e gestione di un database di nominativi aggiornato estraendo dal dall’immagine scansionata le informazioni principali (ma purtroppo non sempre ci azzeccano ed è necessaria un’integrazione manuale). E tu, ti ostini ad archiviare i bigliettini da visita nelle buste o nelle scatole di cartone?