Uno strano titolo di un articolo ha attirato la mia attenzione leggendo i feeds del magazine automatico che curo da un pò di tempo e quindi l’ho aperto per leggerlo.

L’autore esordisce con la seguente frase:

“Less paper helps me focus. Less paper makes me more efficient. Less paper is a competitive differentiator….

Leggi di più su Productivity Porn: 8 key steps to going paperless

e poiché personalmente concordo con questa affermazione ho letto l’articolo.

Sostanzialmente l’autore afferma che ha eliminato l’80% della carta ottenendo un decisivo miglioramento dell’efficienza lavorativa e quindi maggiori risultati. Ecco gli otto passi:

  1.  Usa la carta come strumento per catturare informazioni
  2. Processa gli appunti su carta si riunioni riportandole su un sistema online (Outlook). Io utilizzo il processo Process de Getting Things Done con Evernote.
  3. Processa  sempre tutto il resto delle informazioni su carta provenienti da note, fatture, biglietti da visita, qualsiasi cosa ti passa per le mani su carta,
  4. Scansiona tutti i documenti in un sistema basato sul cloud (Dropbox, SugarSync, Google Doc, Sharepoint, …). Io utilizzo Evernote con un sistema di Tag basato sul GTD ed uno scanner Fujitsu ScanSnap che crea documenti PDF ricaricabili (applicazione dell’OCR per estrarre il testo dal documento scannerizzato)..
  5. Gestione di attività, calendario e notifiche automatiche. Io utilizzo Evernote e Google Calendar, con l’ausilio di una piccola App (EGretList) su iPhone che aggiunge la gestione del calendario di Google Calendar alle note di Evernote.
  6. Utilizza le applicazioni mobile per catturare informazioni. Chi ha uno smartphone evoluto con connessione internet può farlo in tempo reale, catturando cose che fino a poco tempo fa era impensabile. Utilizzando Evernote anche su iPhone e iPad ho la possibilità di fare foto anche a documenti cartacei quando sono in giro ed immediatamente vengono inserite nel mio database online di Evernote.
  7. Usa un taccuino Moleskine per prendere appunti. Ne ho sempre uno con me, quello tascabile (pocket) o nella tasca della giacca o nella ventiquattrore. Quando devi scrivere velocemente appunti è l’ideale, poi trasferisco su Evernote solo quello che ritengo necessario. Quando sono in trasferta ne uso uno per scrivere un diario di viaggio con le impressioni della giornata, le persone che ho conosciuto e anche una portata dek ristorante in cui sto mangiando. E’ un modo di passare il tempo quando sono da solo a cena, è una cosa che mi piace e faccio da anni.
  8. L’ottavo punto, sorprendentemente, non l’ho trovato nell’articolo. Probabilmente una svista dell’autore. Io aggiungerei l’esecuzione del processo Review settimanale, la verifica settimanale suggerita dal metodo GTD, che rappresenta l’occasione per processare i documenti cartacei, aggiornare il sistema organizzativo che utilizziamo e finalmente archiviarli (o buttarli).
Per quanto mi riguarda è stato sorprendente come mi sono ritrovato nelle idee di Matt Heinz, l’autore dell’articolo, e nel suo modo di lavorare con le informazioni cartacee. Anche se gli strumenti che utilizziamo sono diversi, il flusso di lavoro è in pratica lo stesso.
Sono d’accordo con Matt che una efficiente gestione della carta porta benefici sia sulla postazione di lavoro (in ufficio a a casa) sia sulle prestazioni complessive nel lavoro quotidiano.