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Definire un sistema di gestione del tempo che funziona

AGGIORNAMENTO:

Dalla scrittura di questo post ho aggiornato il mio modello di gestione del mio tempo eliminando Toodledo e gestendo tutto con Evernote (vedi www.organizzalatuavita.it). In questo modo ho ridotto il numero di componenti del sistema migliorando la semplicità di gestione.

_____ testo originale dell’articolo

Dopo anni di tentativi e prove varie, di decine di software specializzati installati e valutati, acquisti vari etc etc, finalmente penso di essere arrivato ad una configurazione efficace e, spero, duratura. In questo post voglio condividere con voi come attualmente gestisco le informazioni e le attività lavorative e di aggiornamento su quanto succede nella Rete.

Posta elettronica

Tutte le mie caselle di posta inoltrano le mail che ricevono nell’unico account di GMail che utilizzo (rino.rizzo@gmail.com), in questo modo ottengo diversi  benefici:

1. Ho un unico posto in cui ricevo le mail ed in cui le archivio (rappresenta il repository di posta da sei anni a questa parte)

2. Usufruisco dello splendido filtro anti-spam e dei filtri automatici di GMail

3. Posso accedere alla posta via browser, quindi da qualunque posto e computer

 

Sistema GTD (Getting Things Done) semplificato da me

Utilizzare questo metodo di gestione delle attività implica l’utilizzo di un software che permetta di implementare i contesti e le actions list.

Per questa tipologia di software ho dedicato una quantità di tempo (e di soldi) notevole. Non ho mai trovato una soluzione che fosse semplice ma con funzionalità potenti, utilizzabile da mobile e su internet, che permettesse ricerche, riorganizzazioni di informazioni e reportistica decenti. Anche la sincronizzazione con i calendari iCal di GMail o del Mac o Blackberry/iPhone era un prerequisito.

Dunque, la scelta è caduta su Toodledo e credo/spero di utilizzarlo a lungo in futuro a meno che non si presenti sul mercato la killer application che tutti noi vogliamo. La versione Premium, dall’incredibile costo di 13 euro all’anno è una soluzione che vi consiglio fortemente.

Per applicare la tecnica del Pomodoro utilizzo un classico timer da cucina.

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Evernote

Se non conoscete ancora Evernote ne ho già scritto qui, e qui e ancora qui.

Probabilmente è l’applicazione più utile e sorprendente tra quelle disponibili oggi al mondo. La versione Premium (5 dollari al mese di costo), permette l’archiviazione di 1 Gigabyte di informazioni al mese. Informazioni di qualsiasi tipo organizzate sotto forma di note, con un motore di ricerca interno potentissimo ed un sistema di Tags (etichette o metadati) che permettono di trovare quello che cerchiamo in un attimo.

Vi consiglio fortemente di darci un’occhiata e di utilizzarlo, vi sorprenderà di quante cose permette di fare sia come sistema di archiviazione flessibile e dalle potenzialità limitate solo dalla fantasia.

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XMind mapping)

Per organizzare le idee e struttura nuovi progetti, articoli, lezioni, corsi di formazione, riunioni, brainstorming e così via vi consiglio XMind, un software in versione free o ad abbonamento annuale (45 dollari all’anno) semplice da usare ma molto sofisticato. E’ un’ottima alternativa a software più blasonati e costosi

mind-mapping

Dropbox o SugarSync

Si tratta di software utilissimi, anzi, insostituibili per poter avere i nostri files sincronizzati anche su un server. Tutti e due queste soluzioni hanno account free e nelle versioni Premium ed offrono ben 2 gigabytes di spazio disco gratuito. Personalmente utilizzo la versione premium di SugarSync poichè offre funzionalità non presenti in Dropbox.

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News Reader

Per chi legge e naviga molto su Internet suggerisco un buon RSS Reader come Google Reader, gratuito e potente. I News Readers permettono di “abbonarsi” a siti web e Blog in modo da ricevere sul proprio PC le intestazioni di tutte le pagine che sono state aggiornate nei vari siti a cui siamo iscritti, senza doverli visitare uno per uno. Per chi legge parecchio su Internet suggerisco caldamente di utilizzare questa categoria di software.

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TWeetDeck

E’ un client (molto bello e versatile) per stare connessi su Twitter per scrivere e leggere in tempo reale i tweets che ci interessano.

TweetDeck permette di risparmiare parecchi tempo (ahimè richiesto a chi vuole tenersi aggiornato e vuole comunicare nella rete) e facilita grandemente il lavoro (già, si tratta proprio di lavoro!).

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Bene, queste sono alcune cose che utilizzo attualmente per gestire le mie attività, e penso di aver raggiunto un buon livello di soddisfazione.

E Voi, cosa utilizzate per gestire le vostre informazioni ed attività?

By |2016-10-14T20:10:08+00:0030/03/2011|Time Management|0 Comments

About the Author:

Mi sono sempre occupato di Software e di Project Management. Svolgo un’intensa attività di formazione e di consulenza e sono specializzato sulla piattaforma Microsoft Project e sugli strumenti di collaborazione nei lavoro di progetto. Posso esserti di aiuto nell'implementazione di un sistema Multi-Progetto e più Project Managers con MS Project che funziona, nel vero senso della parola. Sono certificato PMP del Project Management Institute, Prince2, ISIPM-Av e MCTS Gestire Progetti con Microsoft Project,

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