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Come accedere ai documenti di progetto velocemente con Microsoft Project 2007 e 2010

I documenti di progetto possono risiedere in una miriade di sistemi di archiviazione in azienda e non sempre è facile trovarli o accedere all’ultima versione aggiornata. Vediamo come è possibile con Microsoft Project poter archiviare o fare riferimento ai documenti più importanti del nostro progetto

Esistono molti strumenti software di gestione documentale o “posti nella rete aziendale” in cui archiviare documenti relativi al lavoro di progetto come Cartelle condivise, Sharepoint, sistemi documentali in genere, Intranet o siti con accesso via web. Probabilmente ci capita di essere nelle condizioni di non sapere o di ricordare dove si trovano documenti specifici che riguardano singole attività di progetto, come Analisi Funzionali, Tecniche, Specifiche utenti, contratti e documenti gestionali di progetto (i piani).

Se non siamo organizzati con sistemi tipo Portali di Progetti o sistemi documentali ben strutturati (es: Sharepoint), potrebbe diventare problematico accedere velocemente ai giusti documenti.

Vediamo come può aiutarci Microsoft Project 2007 prima e MS Project 2010 poi.

Microsoft Project 2007

Visualizzazione della barra di riepilogo di progetto

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Dal menu Strumenti selezionamo Opzioni e successivamente il pannello Visualizza.
Impostiamo a vero il checkbox Mostra attività di riepilogo progetto.
Verrà visualizzata un’attività di riepilogo in grigio e con Task ID zero.

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Adesso clicchiamo con il click destro del mouse sulla colonna Nome attività e selezionamo Inserisci colonna.
Verrà visualizzata la finestra seguente in cui cerchiamo come Nome campo il campo di Project Collegamento ipertestuale e confermiamo su Ok.

Inserimento di nuova colonna

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Verrà visualizzata una nuova colonna in cui potremo incollare l’indirizzo (URL) del documento che ci interessa (nelle forme file:// o http://)

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Il documento collegato è associato all’intero progetto. Stessa cosa possiamo fare con qualunque altra attività del progetto.

Inserimento di collegamento o interi documenti per il progetto o per singole attività

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La figura precedente mostra la finestra Informazioni attività di riepilogo aperta facendo doppio click del mouse sul nome dell’attività o cliccando sull’icona seguente posta nella barra di pulsanti

Icona Informazioni attività

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Inserimento di più collegamenti a documenti

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E’ possibile inserire più collegamenti a documenti sul web o a files su disco nela campo Note delle attività.
E’ anche possibile inserire sotto forma di Oggeti OLE collegati o incorporati direttamente nel campo note dell’attività come mostrato nella figura seguente

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in questo caso semplicemente cliccando sull’immagine alpunto 1 verrà mostrata la finestra di inserimento per incorporamento di un file già esistente o che creiamo in quel momento.
Fate attenzione a non inserire documenti molto grossi direttamente nel campo note delle attività poichè le dimensioni del file di progetto .MPP cresceranno di conseguenza.

Microsoft Project 2010

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Apriamo il progetto in Microsoft Project 2010.
Lasciamo attivata la visualizzazione del Project Summary Task (attività con ID zero).
Dal menu View (Visualizza nella versione italiana di Projet), scegliamo il pannello Data il sottomenu Tables e da questi la scelta Hyperlink.
Verrà visualizzata la Tabella Hyperlink nella parte sinistra della vista Gantt Chart.
Nelle colonne Hyperlink possiamo a questo punto inserire i link ai nostri documenti.
Per aprire il documento basta cliccare con il mouse sopta al link stesso oppure cliccando con il tasto destro sul nome dell’attività avremo:

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Cliccando quindi sulla voce Open Hyperlink avremo l’apertura del documento collegato.
Per inserire più link ad un’attività o incorporare direttamente un documento nel campo Note agiremo come nell’esempio della versione di MS Priject 2007.

By |2015-01-07T03:54:47+00:0003/11/2010|Project Management, Strumenti Software|1 Comment

About the Author:

Mi sono sempre occupato di Software e di Project Management. Svolgo un’intensa attività di formazione e di consulenza e sono specializzato sulla piattaforma Microsoft Project e sugli strumenti di collaborazione nei lavoro di progetto. Posso esserti di aiuto nell'implementazione di un sistema Multi-Progetto e più Project Managers con MS Project che funziona, nel vero senso della parola. Sono certificato PMP del Project Management Institute, Prince2, ISIPM-Av e MCTS Gestire Progetti con Microsoft Project,

One Comment

  1. Dan 03/11/2010 at 12:35 - Reply

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