David Allen, l’autore di Getting Things Done: The art of stressfree productivity (tradotto in italiano con il titolo “Detto, fatto!”) ha elaborato nel corso di circa venti anni di consulenza, un metodo per l’organizzazione personale ed la gestione del tempo piuttosto articolato e, diciamolo pure, complesso. Solo leggendo il suo libro si può avere un’idea completa della filosofia che ci sta alla base.

Quello che voglio esprimere in questo articolo è una semplice considerazione: visto che molti di noi hanno un mucchio di cose da fare, e non abbiamo tempo sufficiente per farle tutte, perchè complicarci ancora di più la vita con sistemi organizzativi complicati e pesanti?

Detto Fatto! L'arte dell'efficienza

Detto Fatto! L'arte dell'efficienza

Perchè tenere un numero elevato di liste di cose da fare su un quaderno e magari anche su Outlook, con un software specializzato per il GTD, magari su internet e poi impazzire per sincronizzarlo con il PC e con il palmare, iPhone, Blackberry e chi più ne ha più ne metta?

Questo paradosso, avere poco tempo per fare le cose e perderne tanto per organizzarsi, colpisce più persone di quante possiate pensare, ed in passato ha colpito pure me. Ho perso parecchio tempo a provare vari software su PC oppure on line, a come integrarli con Google Calendar prima e con iCal di Mac OSX dopo. Ho anche pensato e provato di implementare integralmente il GTD su un Moleskine (e devo dire anche con risultati soddisfacenti).

Ho un carissimo amico che, da utente analogico (moleskine) è passato al digitale in maniera pesante, cercando di sincronizzare iCal di Mac OSX con l’iPhone e Google Calendar, poi utilizzando per un certo periodo Remember The Milk sempre con iPhone, iCal e Google Calendar, poi è passato subito a Things (ottimo software GTD per Mac) e neanche il tempo di scadenza della licenza di prova è passato a OmniFocus, sofisticatissimo programma GTD per Mac. Ha acquistato una licenza di quest’ultimo, convinto di avere trovato finalmente il programma più adatto fino a quando l’altro ieri ha visto Daylite, programma per la gestione dei contatti personali (è un CRM per Mac) con cui gestisco la mailing list del mio blog e ne è rimasto folgorato, visto che con un paio di accorgimenti permette di implementare le liste di contesto del Getting Things Done e le classiche funzionalità di calendario (si sincronizza con iCal).

Secondo voi, si fermerà finalmente ad utilizzare quest’ultimo software?

Il loop infinito in cui molte persone cadono nell’implementazione di un metodo per la gestione del tempo è proprio questo: focalizzarsi sull’aspetto dello strumento e della tecnologia.

Il consiglio che vi do, vista anche la mia esperienza, è quello di concentrarsi sull’aspetto organizzativo e lasciare in secondo piano l’aspetto tecnologico. Più il vostro sistema è semplice e meglio funzionerà. Scegliete quello che fa al caso vostro, senza cercare di copiare quello che fanno i vari guru ed esperti che trovate su internet. Leggete, fate confronti e poi adattate metodo e strumenti alle vostre esigenze e caratteristiche personali. In fondo, il nostro scopo è quello di organizzarci per fare le cose e non per scriverle, copiarle, spostarle da un sistema ad un altro, rimodificarle,…

Più il nostro sistema è semplice e meglio funzionerà, non credete?

Che strumenti/organizzazione usate per gestire il vostro tempo e attività?