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Getting Things Done integrale o personalizzato?

David Allen, l’autore di Getting Things Done: The art of stressfree productivity (tradotto in italiano con il titolo “Detto, fatto!”) ha elaborato nel corso di circa venti anni di consulenza, un metodo per l’organizzazione personale ed la gestione del tempo piuttosto articolato e, diciamolo pure, complesso. Solo leggendo il suo libro si può avere un’idea completa della filosofia che ci sta alla base.

Quello che voglio esprimere in questo articolo è una semplice considerazione: visto che molti di noi hanno un mucchio di cose da fare, e non abbiamo tempo sufficiente per farle tutte, perchè complicarci ancora di più la vita con sistemi organizzativi complicati e pesanti?

Detto Fatto! L'arte dell'efficienza

Detto Fatto! L'arte dell'efficienza

Perchè tenere un numero elevato di liste di cose da fare su un quaderno e magari anche su Outlook, con un software specializzato per il GTD, magari su internet e poi impazzire per sincronizzarlo con il PC e con il palmare, iPhone, Blackberry e chi più ne ha più ne metta?

Questo paradosso, avere poco tempo per fare le cose e perderne tanto per organizzarsi, colpisce più persone di quante possiate pensare, ed in passato ha colpito pure me. Ho perso parecchio tempo a provare vari software su PC oppure on line, a come integrarli con Google Calendar prima e con iCal di Mac OSX dopo. Ho anche pensato e provato di implementare integralmente il GTD su un Moleskine (e devo dire anche con risultati soddisfacenti).

Ho un carissimo amico che, da utente analogico (moleskine) è passato al digitale in maniera pesante, cercando di sincronizzare iCal di Mac OSX con l’iPhone e Google Calendar, poi utilizzando per un certo periodo Remember The Milk sempre con iPhone, iCal e Google Calendar, poi è passato subito a Things (ottimo software GTD per Mac) e neanche il tempo di scadenza della licenza di prova è passato a OmniFocus, sofisticatissimo programma GTD per Mac. Ha acquistato una licenza di quest’ultimo, convinto di avere trovato finalmente il programma più adatto fino a quando l’altro ieri ha visto Daylite, programma per la gestione dei contatti personali (è un CRM per Mac) con cui gestisco la mailing list del mio blog e ne è rimasto folgorato, visto che con un paio di accorgimenti permette di implementare le liste di contesto del Getting Things Done e le classiche funzionalità di calendario (si sincronizza con iCal).

Secondo voi, si fermerà finalmente ad utilizzare quest’ultimo software?

Il loop infinito in cui molte persone cadono nell’implementazione di un metodo per la gestione del tempo è proprio questo: focalizzarsi sull’aspetto dello strumento e della tecnologia.

Il consiglio che vi do, vista anche la mia esperienza, è quello di concentrarsi sull’aspetto organizzativo e lasciare in secondo piano l’aspetto tecnologico. Più il vostro sistema è semplice e meglio funzionerà. Scegliete quello che fa al caso vostro, senza cercare di copiare quello che fanno i vari guru ed esperti che trovate su internet. Leggete, fate confronti e poi adattate metodo e strumenti alle vostre esigenze e caratteristiche personali. In fondo, il nostro scopo è quello di organizzarci per fare le cose e non per scriverle, copiarle, spostarle da un sistema ad un altro, rimodificarle,…

Più il nostro sistema è semplice e meglio funzionerà, non credete?

Che strumenti/organizzazione usate per gestire il vostro tempo e attività?

By |2016-10-14T20:10:14+00:0002/10/2010|Time Management|12 Comments

About the Author:

Mi sono sempre occupato di Software e di Project Management. Svolgo un’intensa attività di formazione e di consulenza e sono specializzato sulla piattaforma Microsoft Project e sugli strumenti di collaborazione nei lavoro di progetto. Posso esserti di aiuto nell'implementazione di un sistema Multi-Progetto e più Project Managers con MS Project che funziona, nel vero senso della parola. Sono certificato PMP del Project Management Institute, Prince2, ISIPM-Av e MCTS Gestire Progetti con Microsoft Project,

12 Comments

  1. Marco Ricci 02/10/2010 at 19:45 - Reply

    In passato cercavo di pianificare in modo molto dettagliato il mio tempo.
    Poi mi sono reso conto che passavo troppo tempo ad aggiustare la mia agenda.
    Oggi mi riservo un momento della giornata (al mattino presto) per fare il punto sulle attività da svolgere e relative scadenze.
    Ho una to-do list settimanale composta da massimo 3 item “importanti” al giorno.
    A margine della lista settimanale inserisco le principali scadenze delle 2 settimane successive.
    Quando finisco un’attività, la depenno. Vedere le attività barrate è molto gratificante!
    Ultimamente la to-do list è il mio wallpaper, quindi è sempre sotto i miei occhi.

  2. Rosario Rizzo 03/10/2010 at 14:36 - Reply

    Ottima impostazione Marco,
    io non utilizzo più liste intese nel modo classico delle ToDo Lists.
    Utilizzando un PIM (Personal Information Manager) o CRM come Daylite, organizzo le varie attività sia singole (actions nel gergo GTD) che dei progetti, in Contesti contraddistinti con la “@” iniziale (@Office, @Waiting for…, etc.).
    Le modalità di filtro e le fantastiche Smart Lists che Daylite mette a disposizione, mi permettono di effettuare le verifiche giornaliere (la sera) e settimanali (la domenica pomeriggio, in genere) e fare un pò di pulizia.
    Concordo con te che vedere le attività barrate rappresenta un piccolo premio agli sforzi fatti.
    Non concordo invece sul wallpaper composto dalle liste ToDo poichè mi danno l’impressione di confusione (cluttering lo chiama David Allen). Preferisco un bel panorama o piante o animali.
    Ma questa è una scelta soggettiva.
    Rosario

  3. Rosario Rizzo 04/10/2010 at 6:51 - Reply

    Ciao Vito,
    voglio essere provocatorio: ma non è che il problema sia proprio Outlook?
    Scrivi che hai problemi di sincronizzazione (li ho avuti anche io quando usavo Outlook e sento tante altre persone che ce l’hanno). MyLifeOrganized l’ho acquistato anche io nel 2008, mi piaceva molto ma la sincronizzazione con Outlook era penosa e generava un numero impressionante di doppioni e poi creava un task in Outlook anche per le categorie e sotto categorie di MLO!. Altra lacuna, lavorando su diversi PC ero costretto a tenere il database di MLO su una chiavetta USB e la dimenticavo un giorno si e l’altro pure.
    La scelta di un software è assolutamente soggettiva. Innanzitutto, a meno che Outlook non sia uno strumento aziendale e come tale devi usarlo, potresti pensare di “abbandonarlo” per GMail (apri un account e fai confluire tutte le caselle di posta che hai su questo), se hai un cellulare recente Google effettua il “push” della posta simulando un Blackberry o iPhone.
    E poi ricorda, quasi tutti i client di posta elettronica sui vari sistemi operativi desktop e mobile hanno la sincronizzazione con Calendar di Google (che da poco tempo gestisce benissimo i Task nella stessa interfaccia di Calendar).
    Un’altra verifica che ti suggerisco di fare è l’ultima creatura di Google nata per gestire il GTD, chiamata GQueues (http://www.gqueues.com/help/videoTutorials) che probabilmente decreterà la morte di molti software GTD online disponibili oggi sul mercato. Dacci un’occhiata ne vale la pena.
    Ho in programma un post di approfondimento su GQueues nelle prossime settimane.
    Una domenica mattina, mi sono preso la briga di statisticare le opinioni di un centinaio di utenti iscritti ad un Gruppo di LinkedIn sul tema Getting Things Done, dove consigliavano, spiegandone i motivi, un software piuttosto che un altro.
    Trovi la mia statistica qui https://rinorizzo.com/wp-content/uploads/2015/03/GTDSoftwaresurvey.htm
    Fammi sapere poi cosa hai deciso di usare.
    Rosario

    p.s: non esiste il software che faccia tutto, che lo faccia nel modo più efficiente e meno complesso, che non costi nulla, che sia un piacere usarlo,,,,,, qualche compromesso dobbiamo accettarlo. L’importante che faccia quello che ci serve con meno sforzo.

  4. Vito 04/10/2010 at 5:56 - Reply

    Ciao Rosario, prima di tutto complimenti per il servizio che dispensi a chi ha necessità di organizzare meglio la propria vita e il lavoro. Poi volevo chiederti, poichè anch’io sono entrato in questo loop della ricerca del programma che corrispondesse alle mie esigenze, che consiglieresti ad uno che due anni fa ha acquistato “Achieve Planner” e poi lo ha abbandonato per la difficile sincronizzazione con Outlook ed i report non perfetti, ed ora sta provando “My Life Organized” ma non è soddisfatto per la lingua (come Achieve) e la sincronizzazione con Outlook. Fai conto che ho già avuto modo di testare “Remember The Milk” e “Evernote” ma non sono stato soddisfatto.
    Grazie e buon lavoro

  5. Barbara 24/03/2011 at 12:46 - Reply

    Molto molto interessata al tema!
    io alterno uso bb con outlook, e agenda ma non ho ancora trovato il sistema ottimale.
    consigli?

  6. Rosario Rizzo 24/03/2011 at 13:08 - Reply

    Ciao Barbara,
    avendo da poco acquistato un iPhone, ho trovato estremamente efficace l’accoppiata Website/iPhone sincoronizzato di Toodledo.
    Tra tutti i software di gestione del tempo e delle attività, Toodledo è il più efficace e produttivo da utilizzare.
    Dacci un’occhiata, la gestione delle viste e dei filtri è veramente efficace.
    Saluti

  7. […] negli ultimi 20 anni perfezionando e diffondendo il suo metodo di Time Management denominato Getting Things Done (GTD) ed ha scritto alcuni libri sull’argomento, tra i quali quello più famoso è stato tradotto […]

  8. […] negli ultimi 20 anni perfezionando e diffondendo il suo metodo di Time Management denominato Getting Things Done (GTD) ed ha scritto alcuni libri sull’argomento, tra i quali quello più famoso è stato tradotto […]

  9. Luca Ferrari 03/03/2015 at 9:19 - Reply

    Ciao,

    lo strumento che io utilizzo si chiama ECO (Evo Collaborator for Outlook), è un software piuttosto intuitivo e utile per la sincronizzazione dei vari impegni, agende, etc tra le diverse piattaforme e dispositivi.
    Se vi va di approfondire vi invito a dare un’occhiata qui

    http://carddavcaldavkb.blogspot.com/

    • rinorizzo 06/03/2015 at 21:54 - Reply

      Grazie dell’indicazione Luca.
      Esistono oltre 300 software dedicati al GTD al momento in cui scrivo. Io mi sono fermato ad Evernote e mi trovo molto bene, poichè permette di gestire le liste del GTD e tutto il supporto per archiviare e gestire le informazioni necessarie ai progetti che porto avanti.
      Ho messo in agenda l’impegno di dare un’occhiata al software che segnali.

  10. Massimo 13/03/2015 at 23:19 - Reply

    Ciao a tutti

    Io per organizzarmi il mio stile di vita, obbiettivi e progetti uso PODIO che si può adattare alle mie esigenze di programmazione della mia vita ( ribadisco che sono un commerciante itinerante) e per gestire le todo uso la grande 2DO.com. speravo di poter pianificare tutto con 2 DO DIVENTAVA TUTTO TROPPO MACCHINOSO….
    e uso EVERNOTE come archivio

    • rinorizzo 15/03/2015 at 13:23 - Reply

      Ottima scelta quella di Podio.
      Ti consiglio di installare in Podio l’App Evernote. Puoi collegarla al tuo account di Evernote e, oltre a poter cercare le tue note, puoi anche modificarne il contenuto, compreso tags e Taccuino. Peccato che non sia possibile creare una nota direttamente da podio.
      Ma accontentiamoci.

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