Pianificare un Progetto in 12 passi

schedulazione con project 2010

La nuova interfaccia di Microsoft Project 2010

 

 

Qual’è la corretta sequenza di operazioni per definire un piano di progetto in MS Project?

Ognuno di noi ha maturato un modus operandi nel costruire la schedulazione di un progetto (qualcuno lo chiama Cronoprogramma) in base al modo in cui ha appreso l’utilizzo di uno strumento complesso e sofisticato come Project. Tutto sommato non ha importanza su cosa definire prima piuttosto che dopo le attività, calendari, dipendenze, vincoli, milestones, risorse e così via.

L’importante è fare una schedulazione corretta e che ci aiuti  a gestire il progetto.

Di seguito vi presento una sequenza di operazioni che possono aiutarvi a definire una buona schedulazione.

  1. Iniziate definendo la WBS (Working Breakdown Structure) del lavoro di progetto oppure utilizzate un modello /template)  che più si avvicina al vostro progetto
  2. Impostate il vostro calendario se non lo avete ancora fatto. Potete utilizzare un calendario fornitovi da un vostro collega oppure definito dall’Ufficio Progetti (PMO) o qualcuno incaricato di manutenere i calendari
  3. Dalla scheda Informazioni Progetto impostare la data di inizio progetto (se schedulazione forward scheduling) o la data di fine progetto (se schedulazione backward scheduling) ed il calendario di progetto.
  4. Inserire/modificare le attività (task) di progetto. Inserire attività di riepilogo per meglio rappresentare sotto forma di outline la reale WBS del progetto.
  5. Inserire dove opportuno le milestones per indicare punti di controllo e verifica, rilasci, momenti chiave del progetto
  6. Inserire le scadenze (deadlines) sulle attività da tenere sotto controllo. Le deadlines sono un modo meno traumatico per Project di esprimere vincoli temporali senza dovere utilizzare i vincoli
  7. Assegnare le risorse alle attività del progetto (all’inizio possono essere solo le risorse generiche che provvederemo a sostituire successivamente con persone fisiche
  8. Aggiungere alle attività che lo richiedono calendari specifici, per indicare a Project che per quelle attività deve considerare un altro tipo di orario per le risorse che sono assegnate a quella attività.
  9. Verificare tutte le attività e scegliere il tipo più adatto (durata fissa, lavoro fisso  o unità fissa) ed impostare il flag Basato sulle risorse se è il caso o meno
  10. Verificare che i tempi ed i costi del nostro piano siano compatibili con quanto richiesto dal cliente e/o dallo Sponsor e rivedere i punti precedenti per soddisfare i vincoli di base su tempi, costi e qualità (scope) del lavoro del progetto
  11. Dopo l’approvazione del budget di progetto e della schedulazione salviamo la Baseline del progetto dopo esserci assicurati che le risorse da utilizzare siano effettivamente disponibili e sufficienti ai fabbisogni del progetto
  12. Comunicare il piano agli Stakeholders di progetto.

Ognuno di noi ha il suo stile e le sue abitudini nell’utilizzo di Project e quindi può anticipare o posticipare un’attività piuttosto che un’altra. Però tutti quanti dobbiamo verificare e applicare se necessario i punti precedenti. Dipende dal tipo di progetto e dalla cultura aziendale.

Ho dimenticato qualche passo o qualcuno di voi ha un altro modo di impostare un piano di progetto  con Microsoft Project?