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Come impostare la schedulazione di un progetto in Microsoft Project in 12 passi

Pianificare un Progetto in 12 passi

schedulazione con project 2010

La nuova interfaccia di Microsoft Project 2010

 

 

Qual’è la corretta sequenza di operazioni per definire un piano di progetto in MS Project?

Ognuno di noi ha maturato un modus operandi nel costruire la schedulazione di un progetto (qualcuno lo chiama Cronoprogramma) in base al modo in cui ha appreso l’utilizzo di uno strumento complesso e sofisticato come Project. Tutto sommato non ha importanza su cosa definire prima piuttosto che dopo le attività, calendari, dipendenze, vincoli, milestones, risorse e così via.

L’importante è fare una schedulazione corretta e che ci aiuti  a gestire il progetto.

Di seguito vi presento una sequenza di operazioni che possono aiutarvi a definire una buona schedulazione.

  1. Iniziate definendo la WBS (Working Breakdown Structure) del lavoro di progetto oppure utilizzate un modello /template)  che più si avvicina al vostro progetto
  2. Impostate il vostro calendario se non lo avete ancora fatto. Potete utilizzare un calendario fornitovi da un vostro collega oppure definito dall’Ufficio Progetti (PMO) o qualcuno incaricato di manutenere i calendari
  3. Dalla scheda Informazioni Progetto impostare la data di inizio progetto (se schedulazione forward scheduling) o la data di fine progetto (se schedulazione backward scheduling) ed il calendario di progetto.
  4. Inserire/modificare le attività (task) di progetto. Inserire attività di riepilogo per meglio rappresentare sotto forma di outline la reale WBS del progetto.
  5. Inserire dove opportuno le milestones per indicare punti di controllo e verifica, rilasci, momenti chiave del progetto
  6. Inserire le scadenze (deadlines) sulle attività da tenere sotto controllo. Le deadlines sono un modo meno traumatico per Project di esprimere vincoli temporali senza dovere utilizzare i vincoli
  7. Assegnare le risorse alle attività del progetto (all’inizio possono essere solo le risorse generiche che provvederemo a sostituire successivamente con persone fisiche
  8. Aggiungere alle attività che lo richiedono calendari specifici, per indicare a Project che per quelle attività deve considerare un altro tipo di orario per le risorse che sono assegnate a quella attività.
  9. Verificare tutte le attività e scegliere il tipo più adatto (durata fissa, lavoro fisso  o unità fissa) ed impostare il flag Basato sulle risorse se è il caso o meno
  10. Verificare che i tempi ed i costi del nostro piano siano compatibili con quanto richiesto dal cliente e/o dallo Sponsor e rivedere i punti precedenti per soddisfare i vincoli di base su tempi, costi e qualità (scope) del lavoro del progetto
  11. Dopo l’approvazione del budget di progetto e della schedulazione salviamo la Baseline del progetto dopo esserci assicurati che le risorse da utilizzare siano effettivamente disponibili e sufficienti ai fabbisogni del progetto
  12. Comunicare il piano agli Stakeholders di progetto.

Ognuno di noi ha il suo stile e le sue abitudini nell’utilizzo di Project e quindi può anticipare o posticipare un’attività piuttosto che un’altra. Però tutti quanti dobbiamo verificare e applicare se necessario i punti precedenti. Dipende dal tipo di progetto e dalla cultura aziendale.

Ho dimenticato qualche passo o qualcuno di voi ha un altro modo di impostare un piano di progetto  con Microsoft Project?

By |2016-10-14T20:10:12+00:0031/10/2010|Project Management, Strumenti Software|6 Comments

About the Author:

Mi sono sempre occupato di Software e di Project Management. Svolgo un’intensa attività di formazione e di consulenza e sono specializzato sulla piattaforma Microsoft Project e sugli strumenti di collaborazione nei lavoro di progetto. Posso esserti di aiuto nell'implementazione di un sistema Multi-Progetto e più Project Managers con MS Project che funziona, nel vero senso della parola. Sono certificato PMP del Project Management Institute, Prince2, ISIPM-Av e MCTS Gestire Progetti con Microsoft Project,

6 Comments

  1. Danilo 12/03/2011 at 17:48 - Reply

    Gentile Rosario,
    Intanto grazie per le utilissime risorse che metti a disposizione sul tuo sito!
    Ti faccio una domanda alla quale non ho trovato risposta nemmeno su blasonati manuali di MS Project:
    Come si fa a creare un Cash Flow realistico?

    Definiamo intanto il contesto: cantiere edile in Italia, project schedule dell’Appaltatore Principale. I subappaltatori non vengono pagati appena arrivano in cantiere, nè a fine mese pro-quota, nè appena terminano il lavoro (e queste 3 modalità sono le sole che Project offre). Spesso gli si paga un anticipo iniziale (diciamo il 10%), e poi sulla base dell’avanzamento effettivo del lavoro a fine mese, ma solo 30 giorni dopo che hanno presentato fattura. Questo porta a sfasamenti nei flussi finanziari, che Project invece non è in grado di gestire, perchè sa ricondursi solo alle 3 modalità di cui sopra.
    Ovviamente le regole di pagamento possono variare per ogni distinto subappaltatore/fornitore, e questo complica ulteriormente il quadro!

    Sulla base della tua esperienza, è possibile superare il problema, e fare una pianificazione realistica dei flussi di cassa in uscita lungo il susseguirsi dei mesi di cantiere?

    Grazie mille, e buon proseguimento di lavoro!

    Danilo

  2. Rosario Rizzo 14/03/2011 at 9:06 - Reply

    Ottima domanda Danilo.
    Potrei risponderti subito che Project non gestisce la problematica che hai definito nel commento, ma non voglio farlo (troppo facile!).
    Piuttosto, mi sto documentando sul problema e conto di poter definire una tecnica (o workaround se vuoi) per poter gestire dei momenti specifici di ricezione di pagamenti e di momenti effettivi di pagamento slegati dalle milestones di consegna o completamento di attività.
    Ti contatterò direttamente nei prossimi giorni e, se riesco ad ottenere qualcosa di buono lo pubblico in questo blog.
    Saluti
    Rosario Rizzo

    • Nicola 03/07/2014 at 14:01 - Reply

      Buonasera Rosario,
      ho letto il post precedente e sarei molto interessato a sapere se c’è un modo per poter gestire il cash flow del progetto con MSProject, come già chiesto da Danilo.

      C’è qualche novità?
      La ringrazio e la saluto.
      Nicola Goffredo

      • Rosario Rizzo 03/07/2014 at 17:36 - Reply

        Nicola,
        rispondo anche a Te in privato.
        Saluti

  3. Gianfranco 02/11/2017 at 19:51 - Reply

    Buona sera Rosario mi chiamo Gianfranco e sto imparando ad Usare Project Libre da un pochissimo tempo. Attualmente mi trovo in difficoltà per far si che il Budget previsto compaia nelle WBS; vale a dire che nelle WBS mi compaiono i costi totali calcolati in base al costo orario per le ore lavorate per ogni singola risorsa ma non riesco , stabilito un budget a farlo comparire graficamente nelle WBS. Questo mi sarebbe molto utile per vedere di quanto si discostato dal preventivo. Vorrei inoltre sapere come posso fare ad avere un manuale in pdf o visivo in quanto non sono riuscito a scaricarlo. Eventualmente lei può comunicare anche attraverso Skype ? La ringrazio per l’attenzione. Saluti Gianfranco

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