Inbox Zero

Molti utilizzano le regole automatiche dei client di posta elettronica per ridurre il numero di email da leggere e quindi risparmiare tempo. Nel Getting Things Done (GTD) il concetto di Inbox Zero è importantissimo. Ma riusciamo a realizzarlo pienamente con le regole automatiche?

[Inbox Zero] è uno dei suggerimenti che il metodo GTD ci fornisce per contribuire a razionalizzare la nostra giornata lavorativa e a raggiungere lo stato mentale del “mind like water”. Consiste nell’avere la cartella Inbox (o Entrata) del client di posta elettronica senza nessuna mail e questo si ottiene processando più volte al giorno la posta elettronica.

Con la creazione delle Regole Automatiche per reindirizzare in sotto-cartelle i messaggi arrivati e che soddisfano certi criteri, non fanno altro che ritardare il problema del gran numero di messaggi ricevuti poiché, in definitiva, questi ultimi si sono solo spostati di cartella ma sono sempre lì ad ingolfare le cartelle e ci ricordano di essere letti. Per questo motivo non concordo sull’utilità delle regole automatiche di istradamento dei messaggi se non quelle per cancellare automaticamente quelli che riteniamo inutili e seccanti.

Le mie regole comportamentali sono:

1.leggere la posta tre-quattro volte al giorno (tenere chiuso Outlook o gli altri programmi di posta elettronica durante il giorno)

2. cancellare immediatamente i messaggi che dal mittente o dal soggetto ritengo siano perdite di tempo

3. rispondere immediatamente alle mail se la risposta è veloce e archiviare il messaggio

4. creare azioni da eseguire (ToDo Lists) se il messaggio ricevuto lo richiede ed archiviare il messaggio

5. continuare fino a quando la cartella Inbox è vuota

E voi, cosa ne pensate delle regole automatiche?