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L’inutilità delle regole automatiche della posta elettronica per ottenere l’Inbox Zero

Inbox Zero

Molti utilizzano le regole automatiche dei client di posta elettronica per ridurre il numero di email da leggere e quindi risparmiare tempo. Nel Getting Things Done (GTD) il concetto di Inbox Zero è importantissimo. Ma riusciamo a realizzarlo pienamente con le regole automatiche?

[Inbox Zero] è uno dei suggerimenti che il metodo GTD ci fornisce per contribuire a razionalizzare la nostra giornata lavorativa e a raggiungere lo stato mentale del “mind like water”. Consiste nell’avere la cartella Inbox (o Entrata) del client di posta elettronica senza nessuna mail e questo si ottiene processando più volte al giorno la posta elettronica.

Con la creazione delle Regole Automatiche per reindirizzare in sotto-cartelle i messaggi arrivati e che soddisfano certi criteri, non fanno altro che ritardare il problema del gran numero di messaggi ricevuti poiché, in definitiva, questi ultimi si sono solo spostati di cartella ma sono sempre lì ad ingolfare le cartelle e ci ricordano di essere letti. Per questo motivo non concordo sull’utilità delle regole automatiche di istradamento dei messaggi se non quelle per cancellare automaticamente quelli che riteniamo inutili e seccanti.

Le mie regole comportamentali sono:

1.leggere la posta tre-quattro volte al giorno (tenere chiuso Outlook o gli altri programmi di posta elettronica durante il giorno)

2. cancellare immediatamente i messaggi che dal mittente o dal soggetto ritengo siano perdite di tempo

3. rispondere immediatamente alle mail se la risposta è veloce e archiviare il messaggio

4. creare azioni da eseguire (ToDo Lists) se il messaggio ricevuto lo richiede ed archiviare il messaggio

5. continuare fino a quando la cartella Inbox è vuota

E voi, cosa ne pensate delle regole automatiche?


By |2016-10-14T20:10:14+00:0029/09/2010|Time Management|2 Comments

About the Author:

Mi sono sempre occupato di Software e di Project Management. Svolgo un’intensa attività di formazione e di consulenza e sono specializzato sulla piattaforma Microsoft Project e sugli strumenti di collaborazione nei lavoro di progetto. Posso esserti di aiuto nell'implementazione di un sistema Multi-Progetto e più Project Managers con MS Project che funziona, nel vero senso della parola. Sono certificato PMP del Project Management Institute, Prince2, ISIPM-Av e MCTS Gestire Progetti con Microsoft Project,

2 Comments

  1. Fabio Rossi 17/07/2011 at 17:42 - Reply

    Le regole di posta elettronica non sono tutte così inutili.
    Ad esempio è possibile colorare in modo diverso le email in base a semplici regole (quindi senza dirigerle in altre cartelle).
    In questo modo è possibile de-evidenziare (in chiaro) le email dove siete indirizzati “CC”.
    Altra regola molto utile: separare le mail dirette dalle numerose newsletter a cui si è iscritti. Si possono dirigere automaticamente verso una cartella “newsletter” da guardare quando si ha il tempo.
    Per il resto, concordo con il post, creare un sistema complesso di cartelle per tenere ordine nella posta, anche se automatico, è comunque una ulteriore perdita di tempo.

  2. Samuele 05/09/2015 at 11:26 - Reply

    Salve! Ho da poco iniziato ad applicare il metodo GTD+evernote. Le indicazioni che ad oggi trovo più efficaci sono quelle di “the secret weapon”. C’è tuttavia un aspetto che non mi è chiaro e chiedo quindi un vostro parere. Secondo questo tipo di approccio quando ricevo una email mi posso trovare davanti a due alternative. Nel primo caso (regola dei 2 minuti) la mail necessita di una rapida risoluzione quindi rispondo immediatamente. Nel secondo caso la mail potrebbe ad esempio essere delegata a qualcuno e quindi necessitare di tempo per essere conclusa. In entrambi i casi il metodo prevede l’inoltro delle mail a evernote e il successivo trasferimento delle mail originali in una cartella di archivio così da lasciare la casella di “posta ricevuta” vuota. Qui arriva il dubbio. Tutte le mail che ricevete le inoltrate a evernote? Anche quelle banali? Oppure inviate solo le mail principali che ritenete di dover recuperare in seguito? Mentre nel primo caso tutto si risolve archiviando la conservazione per successive consultazione, nel secondo caso come costruite una traccia del probabile flusso di email collegato ad una azione delegata?
    Faccio un esempio pratico. Arriva la mail1 che prevede di assegnare una attività ad un collaboratore. Leggo, inoltro al collaboratore (regola dei 2 minuti) e in questa fase inserisco il mio indirizzo evernote come ccn. Processo la nota su evernote come “in attesa”. Quindi sposto la mail originale in archivio. Una settimana dopo ricevo risposta. Voi come la gestite? Unite le note? Le tenete separate? Eliminate la più vecchia? Archiviate la più vecchia?

    Grazie a tutti per il supporto!

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