Urgenza e Importanza nel Time Management – parte 2

Nel precedente articolo ho scritto sulla differenza tra Urgenza e Importanza nell’eseguire le attività lavorative quotidiane. In questo articolo voglio mostrare un tool molto efficace per analizzare le attività che abbiamo in carico e come assegnarne le priorità in modo da individuare quali sono quelle da completare per prime, quelle che servono di più.

Prendiamo spunto dal Quadrante di Gartner, che non è altro che una matrice 2 x 2 in cui si assegnano due caratteristiche principali sui due assi.

Nella figura seguente vediamo un esempio

La matrice, a cui assegno il nome di Matrice del Time Management, mostra nella dimensione delle ascisse l’Urgenza delle attività, mentre sulla dimensione delle ordinate abbiamo l’Importanza delle attività.

I quadranti in alto mostrano le cose più importanti, quelle più a destra le più urgenti. Vediamo come interpretare i quattro quadranti:

Quadrante 1: contiene le attività meno urgenti ma più importanti. Ho definito questo quadrante come “Tempo di qualità”, poichè pur non essendo urgenti, le attività di questo quadrante realizzano lo scopo del nostro lavoro ed il business dell’azienda (o dell’Organizzazione). Non essendo urgenti, possiamo pianificarle (schedularle) con attenzione e dedicandoci attenzione ed il giusto tempo. Pensiamo ad esempio alla preparazione di un intervento in cui parliamo ad un pubblico, di cui si sa in anticipo sia la data sia l’argomento.

Quadrante 2: contiene le attività più urgenti ed importanti. Ho usato il verbo “correre” perchè sono le attività importanti e sono da fare subito.

Quadrante 3: contiene le attività che non sono nè importanti nè urgenti. Pensiamo ad esempio a quante riunioni siamo invitati. Anche se sono state programmate con anticipo, si parlerà di cose che non ci interessano e di cui non possiamo dare nessun contributo. Un altro esempio è di quanto tempo passiamo alla guida per andare al lavoro (commuting time).

Quadrante 4: Contiene le attività che distraggono la nostra attenzione dalle cose importanti. Magari qualcuno ci impone di farle subito, ma sappiamo che possono aspettare o sono inutili.

Considerazioni su Urgenza e Importanza

Scopo della Matrice del Time Management è quello di massimizzare il tempo passato a svolgere le attività del Quadrante 1 (Tempo di Qualità). Dobbiamo cercare di schedulare del tempo da dedicare a queste attività e “proteggerle” da interruzioni.

Se riusciamo a fare questo, riduciamo le dimensioni del Quadrante 2 poichè molte di queste attività potremo gestirle meglio e completarle quando sono ancora nel Quadrante 1.

Se riusciamo inoltre a ridurre il tempo delle attività del Quadrante 3 migliorando la nostra gestione del tempo e riducendo le interruzioni ed il multitasking, avremo molte meno attività nel Quadrante 4 e rendere queste più produttive ed utili. Pensiamo ad esempio del tempo che passiamo alla guida o sul treno;possiamo svolgere attività di ascolto di corsi di lingua, apprendere nuovi skills o telefonando (con le mani libere, ovviamente).

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